COVID EVENT SAFTY GUIDE: 10 Maßnahmen für sichere Teambuilding-Events

COVID-19 EVENT SAFETY GUIDE: 10 Maßnahmen für sichere Teambuilding-Events

Stand 25.09.2020 | Sicherheit ist nicht erst seit Corona wichtig. Daher haben wir seit jeher einen umfassenden Event Safety Guide für unsere Veranstaltungen, den wir nun um die COVID-19-Bestimmungen erweitert haben. Die neuen Maßnahmen und Regeln sollen die Ansteckungsgefahr auf ein Minimum reduzieren, um sowohl den Verantwortlichen als auch den Teilnehmern ein sorgenfreies Event zu ermöglichen. Dieser Guide soll euch einen Überblick geben, was bei unseren Events & Workshops wann und wie umgesetzt wird. Damit sollen die Transparenz und die Planungssicherheit gestärkt werden. Dennoch ist zu erwähnen, dass unser Guide keine Pauschallösung ist – es ist weiterhin die persönliche Entscheidung jedes einzelnen Teilnehmers gefragt, ob die Veranstaltung besucht oder gemieden wird. Insbesondere gilt dies für die Risikogruppe.

Unser Ziel ist es, die Vorschriften und Regelungen der Bundesregierung einzuhalten, um die Ansteckungsgefahr auf ein Minimum zu reduzieren und allen Beteiligten ein Gefühl von Sicherheit zu vermitteln. Gleichzeitig wollen wir aber auch Spaß transportieren, gemeinsam Teamspirit tanken und unvergessliche Erlebnisse kreieren – denn Spaß und Sicherheit müssen sich nicht gegenseitig ausschließen.

5 Maßnahmen in der Planung

Falls ihr euch hinsichtlich der Teilnehmerzahl, Regelungen oder anderen Details für die Durchführung eures Teamevents unsicher seid, meldet euch gerne  jederzeit bei uns – wir sind in dieser Hinsicht up-to-date und können euch eine valide Auskunft zur aktuellen Situation geben. Außerdem haben wir mittlerweile einige Post-Corona Events mit unseren Kunden durchgeführt und verfügen dahingehend auch über ausreichend Erfahrung.

Die wichtigsten Regelungen zur Veranstaltungsdurchführung und Teilnehmergröße haben wir hier für euch aufbereitet.

⚠ Update 24.09.2020

Auszug aus der überarbeiteten 6. Bayrischen Infektionsschutzmaßnahmenverordnung unter § 1 Abs. 2 Nr. 3:

„(2) Wird in einem Landkreis oder einer kreisfreien Stadt laut Veröffentlichung des Robert Koch-Instituts eine Zahl der Neuinfektionen mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 von 50 pro 100 000 Einwohner innerhalb von sieben Tagen überschritten, soll die zuständige Kreisverwaltungsbehörde unbeschadet des Abs. 1 und des § 16 Abs. 3 insbesondere folgende Anordnungen treffen: […]

  1. Beschränkung der zulässigen Anzahl der Teilnehmer an Veranstaltungen nach § 5 Abs. 2 auf bis zu 25 Personen in geschlossenen Räumen oder bis zu 50 Personen unter freiem Himmel, […]“

Diese Änderung der Verordnung trat am 23.09.2020 in Kraft. Seit Donnerstag, den 24.09.2020 gelten diese Regelung aufgrund der erhöhten Neuinfektionen in München solange, bis die Zahl der Neuinfektionen entsprechend der Regularien gesunken ist – vorerst jedoch bis 01.10.2020.

Auszug des überarbeiteten Hygienekonzeptes für Touristische Dienstleitster:

„1.2 Die Betriebe schulen ihre Mitarbeiter (innerbetriebliche Maßnahmen) und berücksichtigen dabei deren speziellen Arbeits- und Aufgabenbereich, ihre Qualifikation und sprachlichen Fähigkeiten. Die Mitarbeiter werden über den richtigen Umgang mit Mund-Nase-Bedeckung und allgemeine Hygienevorschriften informiert und geschult. Mitarbeiter mit COVID-19-assoziierten Symptomen (z. B. unspezifische Allgemeinsymptome, akute respiratorische Symptome jeglicher Schwere, Verlust von Geruchs- und Geschmackssinn) dürfen nicht arbeiten.“

Um die Events sicher und vorschriftsgemäß durchführen zu können, werden unsere Mitarbeiter sorgfältig geschult, auf den aktuellen Stand gebracht und umfassend vorbereitet.

Allgemein gilt nach wie vor nach Auszug aus der überarbeiteten 6. Bayrischen Infektionsschutzmaßnahmenverordnung vom 19.06.2020  unter § 1 Abs.1 den Mindestabstand von 1,5m einzuhalten. Ist dies nicht möglich, gilt laut § 1 Abs. 2 nach wie vor die Maskenpflicht.

„(1) 1 Jeder wird angehalten, die physischen Kontakte zu anderen Menschen auf ein Minimum zu reduzieren und den Personenkreis möglichst konstant zu halten. 2Wo immer möglich, ist ein Mindestabstand zwischen zwei Personen von 1,5 m einzuhalten. 3 In geschlossenen Räumlichkeiten ist stets auf ausreichende Belüftung zu achten.“

(2) Soweit in dieser Verordnung die Verpflichtung vorgesehen ist, eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen (Maskenpflicht), […]“

1. 100% Outdoor

Die Ansteckungsgefahr ist im Freien niedriger als in geschlossenen Räumen. Der Grund dafür liegt im Wind, bzw. die kontinuierliche Durchlüftung, sodass Aerosole schnell weggetragen werden. Demnach sollte die gesamte Veranstaltung zu 100% Outdoor geplant werden – was neben der Sicherheit auch andere Vorteile mit sich bringt. Wir waren schon vor Corona große Fans von Outdoor-Veranstaltungen. Bei Schlechtwetter kann das geplante Outdoor-Event übrigens, aus gegebenen Anlass, bei uns bis zu 24h vorher kostenlos verschoben werden.

1.1. Indoor-Location

Sollte die Outdoor-Variante aus gegebenen Umständen nicht möglich sein, kann die Veranstaltung grundsätzlich auch Indoor durchgeführt werden. Es gelten prinzipiell dieselben Regeln, wie bei Outdoor-Veranstaltungen, jedoch empfiehlt es sich, bei der Locationauswahl folgende Faktoren zu berücksichtigen:

  1. Großzügige Flächen. Der Mindestabstand muss zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden.
  2. Die Räumlichkeiten verfügen über eine ausgesprochen gute Luftzirkulation.
  3. Die Location hat eine Möglichkeit zur Isolierung von Verdachtsfällen vorgesehen.

2. Das passende Programm

Die berufliche Aus‐ und Fortbildung ist zulässig, wenn zwischen allen Teilnehmern ein Mindestabstand von 1,5 Meter gewahrt ist. Ausnahmegenehmigungen können auf Antrag von der zuständigen Kreisverwaltungsbehörde erteilt werden, soweit dies im Einzelfall aus infektionsschutzrechtlicher Sicht vertretbar ist. Bei passiven Programmpunkten, wie Vorträge, Weiterbildungen oder Präsentationen, ist der 1,5-Meter-Mindestabstand mit der Sitzordnung leicht einzuplanen und umzusetzen. Bei interaktiven Programmen ist die Planung und Umsetzung etwas komplexer. Vor allem bei Teambuilding-Spielen ist die Distanz schwieriger zu gewährleisten. Daher haben wir all unsere Erlebnisbuilding-Aufgaben streng auf den 1,5-Meter-Mindestabstand geprüft und konnten 11 von 25 Aufgaben das 1,5-Meter-Mindestabstand-Siegel vergeben.

Covid-19-Safe Erlebnisbuilding-Aufgaben

Hier 4 der 11 Erlebnisbuilding-Aufgaben, bei denen der 1,5-Meter-Mindestabstand durchgehend eingehalten werden kann:

3. Gastronomische Planung

Ebenso wichtig, wie die passende Programm-Planung, ist die kritische Hinterfragung bei der Verpflegung. Hier gelten folgende Richtlinien:

  1. Tische, Sitzplätze, Verabreichungsplätze und Gänge sind so zu planen, dass durchgehend 1,5-Meter-Mindestabstand gewährleistet ist.
  2. Maximal 4 Personen sitzen an einem Tisch.
  3. Gastronomie-Mitarbeiter müssen bei Kundenkontakt eine den Mund- und Nasenbereich abdeckende mechanische Schutzvorrichtung tragen.
  4. Es dürfen keine gemeinsam zu nutzende Gegenstände auf den Tischen aufgestellt werden.

4. Zusammenarbeit mit der Gesundheitsbehörde

Bei mittelgroßen und großen Veranstaltungen wird empfohlen, dass die zuständige Gesundheitsbehörde in die Planung eingebunden wird. Dies kann von einer simplen Meldung bis zur Rund-um-die-Uhr Verbindung gehen. Es empfiehlt sich über alle bisher umgesetzten und geplanten Maßnahmen genau Protokoll zu führen, um gemeinsam mit der Gesundheitsbehörde das Risiko der Veranstaltung bewerten zu können.

5. Transparenz zwischen Teilnehmer und Veranstalter

Transparenz bringt nicht nur ein Sicherheitsgefühl, sondern kann auch maßgeblich dazu beitragen, dass Risiken minimiert werden. So müssen unbedingt folgende Informationen zwischen den Teilnehmern und dem Veranstalter ausgetauscht werden.

  • Information vom Veranstalter an die Teilnehmer:

    1. Aufklärung über COVID-19-Symptome
    2. Übersichtliche Darstellung der Sicherheitsmaßnahmen
      (z.B.: Mit dem Firmenlogo bedruckte Schutzmasken liegen Vorort bereit – Angebot für bedruckte Mund-Nasen-Schutzmasken anfragen)
      Nasen-Mund-Schutzmasken von sanSirro
    3. Hinweis auf die (trotz alledem) bestehenden Risiken der Veranstaltung
  • Information der Teilnehmer an den Veranstalter:

    1. Bekanntgabe bzgl. Risikogruppe
      Ist ein Teilnehmer Teil der Risikogruppe empfehlen wir den restriktiven Ausschluss von der Veranstaltung
    2. Wurden in der Vergangenheit Risikogebiete besucht *
    3. Verspürt der Teilnehmer etwaige Symptome *

* Punkt 2. und 3. müssten kurz vor der Veranstaltung erhoben werden.

5 Vorort-Maßnahmen

Die Planung ist nur so gut, wie die Umsetzung. Deshalb bedarf es bei der Veranstaltung eine Null-Toleranz bzgl. Lockerungen auf die vorgeschriebenen Regeln. Damit die Sicherheitsmaßnahmen auch umgesetzt werden, gibt es bei uns neben dem Eventmanager auf Wunsch auch einen Sicherheitsbeauftragten.

1. Sicherheitsbeauftragter

Es ist leider menschlich, dass Teilnehmer unbewusst in gewohnte Muster zurückfallen – so kann es schnell passieren, dass der Mindestabstand nicht eingehalten wird oder auf andere schützende Maßnahmen vergessen wird. Der Sicherheitsbeauftragte ist dafür verantwortlich, dass die geplanten Maßnahmen auch wirklich umgesetzt werden. Er instruiert die Teilnehmer und kümmert sich auch um alle Bestimmungen mit Drittanbietern (Gastronomie, Location etc.). Teambuilding-Angebot mit Sicherheitsbeauftragtem erstellen.

Hygiene- & Sicherheitsbeauftragte

 

2. Sicherstellung des 1,5-Meter-Mindestabstandes

Dieser Punkt sollte sich von selbst erklären, doch ist es wichtig, dass dies auch bei der Begrüßung, während dem Event und beim Getränk zum Abschluss ständig kommuniziert wird.

3. Hygiene-Maßnahmen

Zugang zu Händedesinfektion, Schutzmasken oder genügend Papier zum Abtrocknen der Hände nach der Toilette sind hier ebenso wichtig, wie die eindeutige Kennzeichnung von Trinkgläsern. Natürlich werden auch unsere Erlebnisbuilding-Aufgaben nach jedem Teilnehmer gründlich desinfiziert. Teambuilding-Angebot mit erweiterten Hygiene-Maßnahmen erstellen.

4. Lückenlose Aufzeichnung

Wer hat wann mit wem an einem Tisch gesessen oder gemeinsam bei einem interaktiven Programm teilgenommen? Für eine gute Rückverfolgung im Ernstfall verlangen die Behörden eine lückenlose Aufzeichnung. Eine gute Planung hilft dabei, die Aufzeichnungen Vorort zu minimieren.

5. Temperatur-Screening

Bei mittelgroßen und großen Veranstaltungen wird empfohlen, dass beim Eingang ein Temperatur-Screening durchgeführt wird. Dies vermittelt nicht nur Sicherheit, sondern minimiert auch das Risiko das infizierte Teilnehmer anwesend sind. Teambuilding-Angebot mit Temperatur-Screening erstellen.

6. Stimmungs-Bänder

Eine innovative Idee, um bei größeren Veranstaltung die individuelle Einstellung jedes einzelnen Teilnehmers klar für alle darzustellen, ist die Verwendung von farblichen Armbändern. Mithilfe dieser verschiedenen Farben (grün, gelb, rot) wissen die Teilnehmer, inwieweit die anderen Social Distancing betreiben möchten (grün = weniger, rot = sehr streng) und können sich dementsprechend respektvoll verhalten.

Auch bei kleineren Events können die farblichen Bänder Mitgliedern einer Besuchergruppe dabei helfen, Klarheit über die Social-Distancing-Bedürfnisse jedes einzelnen zu gewinnen und sich passend zu verhalten.

 

Mithilfe unseres COVID-19 Safety Guide kann man als Veranstalter dafür Sorge tragen, dass das Ansteckungsrisiko auf ein Minimum reduziert wird. All unsere Maßnahmen können bei Bedarf bei unseren Events & Workshops mitgebucht werden und wir freuen uns darauf, euch bei der Umsetzung unterstützen zu dürfen. Besonders wichtig: Umso mitreißender das Programm, umso weniger nehmen die Teilnehmer die Restriktionen und Regeln aktiv wahr. Dadurch bleibt die Veranstaltung aufgrund des Inhalts und nicht aufgrund der Rahmenbedingungen für immer in Erinnerung. Wir freuen uns auf viele unvergessliche Events & Workshops!

0 Kommentare

Dein Kommentar

An Diskussion beteiligen?
Hinterlasse uns Deinen Kommentar!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.