Stell dir vor: Du bist eine neue Mitarbeiterin und fühlst dich aufgeregt und nervös an deinem ersten Tag in einem neuen Job. Du betrittst das Büro und bist unsicher, was dich erwartet. Wirst du mit Wärme und Orientierung empfangen oder wirst du ohne Rettungsring ins kalte Wasser geworfen? Als du durch die Tür trittst, wirst du mit einem freundlichen Lächeln, einem herzlichen Händedruck und einem Gefühl der Zugehörigkeit empfangen, das dich sofort beruhigt. Das ist die Macht von gelungenem Onboarding – es geht nicht nur um Papierkram und Prozesse, sondern darum, ein Erlebnis zu schaffen, bei dem sich neue Mitarbeiterinnen sofort wertgeschätzt und als Teil des Teams fühlen. In diesem umfassenden Leitfaden führen wir dich durch die wichtigsten Schritte, um einen Onboardingprozess zu gestalten, der einen bleibenden Eindruck hinterlässt und den Grundstein für eine erfolgreiche Mitarbeiter-Journey legt.

onboarding szene

Die Bedeutung eines herzlichen Willkommens: Warum Onboarding so wichtig ist

Bevor wir in die Einzelheiten der Erstellung eines gelungenen Einarbeitungsprozesses eintauchen, müssen wir zunächst verstehen, warum er so entscheidend ist. Onboarding ist nicht nur eine Formalität – es ist deine erste Gelegenheit, einen positiven Eindruck auf neue Mitarbeiterinnen zu machen und den Ton für ihre gesamte Erfahrung mit deinem Unternehmen zu setzen. Ein gut geplanter Onboardingprozess kann eine Vielzahl von Vorteilen haben, sowohl für die neuen Mitarbeiterinnen als auch für die Organisation als Ganzes. Er hilft neuen Mitarbeiterinnen, sich an ihre Rollen und die Unternehmenskultur zu akklimatisieren, reduziert die Zeit, die sie benötigen, um produktiv zu werden, und verbessert letztendlich Mitarbeiterbindung. Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiterinnen, die ein strukturiertes Einarbeitungsprogramm durchlaufen, zu 58% wahrscheinlicher nach drei Jahren noch im Unternehmen sind. Und laut diesem Bericht sagen 91 % der Mitarbeiter, dass „eine gute Einführung und ein Onboarding-Prozess ein wichtiger Engagementfaktor sind“. Onboarding bereitet also nicht das Gefühl des Willkommenseins, sondern es hat auch einen messbaren Einfluss auf deine Bilanz. Nach diesem Guide wirst du in der Lage sein, einen effektiven Onboardingprozess selbst zu gestalten. Spoiler: Wir werden auch einige unserer eigenen Onboarding-Erfahrungen einbringen.

1. Die Grundlagen schaffen: Vorbereitungen für das Pre-Boarding

Der erste Schritt zur Gestaltung eines erfolgreichen Onboardingprozesses erfolgt sogar noch bevor die neue Mitarbeiterin das Büro betritt – es ist das, was wir gerne als „Pre-Boarding“ bezeichnen. Diese Phase dreht sich darum, sicherzustellen, dass alles an Ort und Stelle ist, um dein neues Teammitglied mit offenen Armen willkommen zu heißen. Das sind die Dinge, die du tun musst:

  • Einen Fahrplan erstellen: Bevor du Neueinstellungen mit offenen Armen willkommen heißen kannst, musst du einen klaren Plan parat haben. Skizziere den Onboarding-Prozess von Anfang bis Ende, einschließlich aller notwendigen Schritte, Dokumente und Schulungssitzungen. Ein Fahrplan hilft nicht nur, organisiert zu bleiben, sondern stellt auch sicher, dass nichts übersehen wird, und dass die Onboarding-Erfahrung für alle neuen Mitarbeiterinnen konsistent ist.
  • Die Unterlagen vorbereiten: Papierkram ist vermutlich nicht der aufregendste Teil des Onboardings, aber er ist ein notwendiges Übel. Stelle sicher, dass alle erforderlichen rechtlichen und administrativen Dokumente bereitliegen, die die neue Mitarbeiterin unterschreiben muss. Dazu könnten Dinge wie Arbeitsverträge, Steuerformulare und Unternehmensrichtlinien gehören. Wenn der Papierkram im Voraus sortiert ist, hilft das, den Onboarding-Prozess zu optimieren und ermöglicht es neuen Kräften, sich auf die spannenderen Aspekte ihres neuen Jobs zu konzentrieren.
  • Arbeitsplatz einrichten: Es ist etwas Besonderes, bei einem neuen Job anzukommen und seinen Schreibtisch bereits eingerichtet und bereit vorzufinden. Stelle sicher, dass der Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiterin sauber, organisiert und mit allem ausgestattet ist, was sie braucht, um sofort durchzustarten. Dies könnte einen Computer, ein Telefon, Büromaterial und alle anderen Werkzeuge oder Ressourcen umfassen, die spezifisch für ihre Rolle sind. Eine personalisierte Notiz, wie ein Willkommensgruß oder ein kleines Geschenk, kann viel dazu beitragen, dass sie sich wertgeschätzt und begeistert fühlt, dem Team beizutreten.
  • Das Team vorstellen: Einen neuen Job zu beginnen, kann ein wenig wie der erste Schultag sein – es ist beunruhigend, in einen Raum voller unbekannter Gesichter zu gehen. Hilf der neuen Mitarbeiterin, das Eis zu brechen, indem du sie im Voraus ihren zukünftigen Kolleginnen vorstellst. Versende eine E-Mail oder eine Nachricht über das interne Messaging-Tool, in der du das Team darüber informierst, dass ein neues Mitglied beitritt, und ein paar Informationen über sie teilst. Du könntest lustige Fakten oder eine kurze Bio einbeziehen, um Neugierde und Gespräche anzuregen. Du könntest auch erwägen, einen Buddy oder Mentorin zuzuweisen, die der neuen Kraft helfen  anzukommen und alle Fragen zu beantworten, die die sie zu Beginn beschäftigen.

2. Erster Eindruck zählt: Eine herzliche und personalisierte Begrüßung

wilkommensparty auf der Arbeit
Wir alle wissen, dass erste Eindrücke entscheidend sind, und das gilt auch für den Onboarding-Prozess. Die Art und Weise, wie du neue Mitarbeiterinnen begrüßt, legt den Ton für ihre gesamte Erfahrung in deinem Unternehmen fest. Eine kalte, unpersönliche Begrüßung kann sie distanziert und wenig begeistert zurücklassen, während eine herzliche und personalisierte Begrüßung sie sich wertgeschätzt und begeistert fühlen lässt. Hier sind ein paar Tipps, wie du einen einladenden ersten Eindruck schaffen kannst:

  • Den roten Teppich ausrollen: Wenn eine neue Mitarbeiterin an ihrem ersten Tag durch die Türen kommt, solltest du sicherstellen, dass sie sich wie ein VIP fühlt. Nimm dir die Zeit, sie persönlich willkommen zu heißen, ihr das Büro zu zeigen und sie den wichtigen Teammitgliedern vorzustellen. Diese persönliche Note trägt viel dazu bei, dass sie sich wertgeschätzt fühlt.
  • Die Erfahrung anpassen: Wir alle lieben es, wenn Dinge an unsere Vorlieben angepasst sind, oder? Das gilt auch für das Onboarding. Versuche, die Begrüßungserfahrung so weit wie möglich zu personalisieren. Wenn du zum Beispiel den Lieblingssnack oder das Lieblingsgetränk der neuen Kraft kennst, lass es an ihrem ersten Tag für sie bereitstehen. Oder wenn ihr die Tradition habt, dass neue Mitarbeiterinnen eine Glocke läuten, um sie willkommen zu heißen, lass sie die Ehre haben. Diese kleinen Gesten zeigen, dass du dir die Zeit genommen hast, sie kennenzulernen, und dass du dich darauf freust, sie an Bord zu haben.
  • Die Unternehmenskultur teilen: Deine Unternehmenskultur ist wie die DNA deiner Organisation – sie macht dich einzigartig. Nutze den Onboarding-Prozess als Gelegenheit, deine Kultur zu präsentieren und neuen Mitarbeiterinnen das Gefühl zu geben, dass sie etwas Besonderes sind. Das könnte eine Büroführung mit dem Hinweis auf lustige oder bedeutungsvolle Elemente oder die Vorstellung deiner Unternehmenswerte und Mission beinhalten. Oder etwa die Organisation eines Begrüßungsevents oder eines Teamlunchs. Je mehr sie deine Kultur verstehen und sich mit ihr verbinden, desto wohler werden sie sich fühlen.
  • Den Erfolg vorbereiten: Der erste Tag im neuen Job kann überwältigend sein, daher ist es wichtig, neuen Kräften einen reibungslosen Start zu ermöglichen. Stelle sicher, dass alles Notwendige erledigt ist, wie die Einrichtung der IT-Konten und die Bereitstellung aller notwendigen Zugangsausweise oder Schlüssel. Erstelle ein Willkommenspaket oder Onboarding-Kit, das wichtige Dokumente, Unternehmensmerchandising und alle Ressourcen enthält, die sie benötigen, um sich mit ihrer neuen Rolle und der Organisation vertraut zu machen. Dies könnte ein Willkommensschreiben, ein Unternehmenshandbuch oder Schulungsmaterialien umfassen. Je besser sie vorbereitet sind, desto selbstbewusster werden sie sein, wenn sie ihre neue Reise in deinem Unternehmen antreten.

3. Lästig aber notwendig: Einführung und Papierkram

Nun, da die anfängliche Begrüßung erledigt ist, ist es Zeit, in die praktischen Aspekte des Onboardings einzutauchen. Ja, wir sprechen von dem gefürchteten Papierkram, aber keine Sorge – wir sorgen dafür, dass es so schmerzlos wie möglich wird. Das sind die Punkte, die du während der Einführungs- und Papierkramphase abdecken musst:

  • Die Formalitäten erledigen: So sehr wir uns auch wünschen würden, diesen Teil zu überspringen, es gibt bestimmte Formalitäten, die neue Mitarbeiterinnen erledigen müssen. Plane Zeit am ersten Tag oder in der ersten Woche ein, damit die Neuen alle notwendigen Papiere und Verwaltungsaufgaben abarbeiten können. Dazu könnten Dinge wie das Unterschreiben des Arbeitsvertrags oder das Ausfüllen von Steuerformularen gehören. Obwohl dies vielleicht nicht der aufregendste Teil des Onboardings ist, ist es entscheidend, ihn frühzeitig zu erledigen, damit sich neue Mitarbeiterinnen auf spannendere Aspekte ihrer neuen Rolle konzentrieren können.
  • Essenzielle Informationen bereitstellen: Ein neuer Job anzufangen, kann sich anfühlen, als würde man versuchen, einen Irrgarten ohne Karte zu navigieren. Hilf neuen Mitarbeiterinnen, sich zurechtzufinden, indem du ihnen während der Einführungsphase essenzielle Informationen bereitstellst. Dazu könnte eine Übersicht über die organisatorische Struktur des Unternehmens, eine Einführung in die einzelnen Abteilungen und ihre Funktionen und eine Erklärung wichtiger Unternehmensrichtlinien und Verfahren gehören. Das Ziel ist, den neuen Kräften ein solides Verständnis dafür zu vermitteln, wie das Unternehmen funktioniert, damit sie sich in ihrer neuen Umgebung sicher und wohl fühlen.
  • Sie ans Netz anschließen: In der heutigen digitalen Zeit ist es entscheidend, verbunden zu sein. Stelle sicher, dass neue Mitarbeiterinnen mit allen notwendigen IT-Werkzeugen und Konten ausgestattet sind, die sie für ihre Arbeit brauchen. Dazu könnten E-Mail, interne Kommunikationsplattformen (wir bevorzugen Slack gegenüber Microsoft Teams), das Unternehmensintranet und alle spezifischen Software oder Systeme in ihrer Abteilung gehören. Gib ihnen klare Anweisungen, wie sie auf diese Werkzeuge zugreifen und sie nutzen können, und ermutige sie, die digitale Landschaft der Organisation zu erkunden und sich vertraut zu machen. Digitale Kompetenz wird ihnen helfen, von Anfang an effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
  • Erwartungen klären: Eine der größten Quellen für Angst bei neuen Mitarbeiterinnen ist, nicht zu wissen, was von ihnen erwartet wird. Nimm dir während der Einführungsphase Zeit, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären. Setz dich mit ihnen zusammen, um ihre Stellenbeschreibung im Detail zu besprechen, und stelle sicher, dass sie verstehen, was in den kommenden Wochen und Monaten von ihnen erwartet wird. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, klare Ziele zu setzen und Leistungsmetriken festzulegen, damit neue Kräfte einen Fahrplan haben und ihren eigenen Fortschritt messen können.
  • Den Lernprozess erleichtern: Viele neue Mitarbeiterinnen werden eine Lernkurve haben, wenn sie sich an ihre neuen Rollen und an die Art und Weise, wie das Unternehmen Dinge tut, anpassen. Hilf ihnen, indem du ihnen alle Schulungs- oder Entwicklungsprogramme bereitstellst, die für ihren Erfolg entscheidend sind. Dies könnte allgemeine Onboarding-Sitzungen umfassen, die Themen wie Unternehmensgeschichte und -kultur abdecken, sowie rollenspezifische Schulungen, um ihnen zu helfen, ihre Aufgaben und Pflichten zu verstehen. Erwäge zusätzlich, ihnen Möglichkeiten zu bieten, Fragen zu stellen und Erklärungen zu erhalten. Dies könnte durch Einzelgespräche mit ihrer unmittelbaren Vorgesetzten oder durch offene Sprechstunden mit anderen Teammitgliedern oder HR-Angestellten erfolgen. Durch Förderung offener Kommunikation schaffst du ein unterstützendes Umfeld, in dem sich neue Kräfte wohl und selbstsicher fühlen können.

4. Schaffe echte Verbingunden: Beziehungsaufbau

zwei Kollegen trinken Kaffee
Wie es so schön heißt: „Es kommt nicht darauf an, was du weißt, sondern wen du kennst.“ Der Aufbau starker Beziehungen ist ein Grundstein für einen erfolgreichen Onboardingprozess. Neue Mitarbeiterinnen, die sich mit ihren Kolleginnen verbunden fühlen, sind eher geneigt, in ihren neuen Rollen aufzublühen und im Job engagiert zu sein. So kannst du ihnen helfen, diese wichtigen Verbindungen aufzubauen:

  • Soziale Interaktion fördern: Arbeit kann (und sollte) Spaß machen, und der Einarbeitungsprozess ist eine großartige Zeit, um neuen Mitarbeiterinnen zu zeigen, dass dein Unternehmen weiß, wie man harte Arbeit mit ein wenig Spiel ausgleicht. Schaffe Gelegenheiten für soziale Interaktion und Teambuilding während der Onboarding-Zeit. Dies könnte sich in Form von Begrüßungsveranstaltungen, Teamlunches (etwas, was wir bei teamazing unabhängig von neuen Kolleginnen tun) oder nachmittäglichen Treffen äußern. Das Ziel ist, eine entspannte und informelle Atmosphäre zu schaffen, in der Neueinstellungen ihre Kolleginnen auf persönlicher Ebene kennenlernen können.
  • Gruppenaktivitäten erleichtern: Gruppenaktivitäten können ein guter Weg sein, Beziehungen aufzubauen und ein Gefühl von Kameradschaft zwischen neuen Mitarbeiterinnen und vorhandenen Teammitgliedern zu fördern. Erwäge, Gruppenaktivitäten in den Einarbeitungsprozess zu integrieren, wie Teamherausforderungen, Workshops oder Freiwilligenarbeit. Diese Aktivitäten helfen nicht nur neuen Mitarbeiterinnen, sich als Teil des Teams zu fühlen, sondern fördern auch Zusammenarbeit, Kommunikation und Vertrauen – wesentliche Zutaten für eine erfolgreiche Arbeitsbeziehung.
  • Sie an das Unternehmensnetzwerk anschließen: Dein Unternehmen ist wie ein soziales Netzwerk, mit einem riesigen Kreis von Personen, die Unterstützung und Anleitung bieten können. Hilf neuen Mitarbeiterinnen, sich in dieses Netzwerk einzuklinken, indem du sie mit Personen zusammenbringst, die als Mentorinnen fungieren können. Dies könnte Team-Leads, Abteilungsleiterinnen oder Kolleginnen in ähnlichen Positionen umfassen. Ermutige diese Verbindungen, durch informelle Kaffeegespräche, Mentoring-Programme oder einfach durch Einladungen an neue Mitarbeiterinnen, an relevanten Teammeetings oder Projekten teilzunehmen. Je mehr sie sich mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden fühlen, desto mehr Gelegenheiten werden sie haben, in ihrer neuen Rolle zu lernen und zu wachsen.
  • Ein Gefühl von Gemeinschaft schaffen: In den heutigen zunehmend remote und hybriden Arbeitsumgebungen kann es etwas herausfordernder sein, ein Gefühl von Gemeinschaft zu schaffen, aber es ist nicht weniger wichtig. Nutze digitale Werkzeuge und Plattformen, um virtuelle Räume zu schaffen, in denen sich neue Mitarbeiterinnen mit ihren Kolleginnen verbinden können. Dies könnte durch virtuelle Kaffeepausen, Online-Sozialveranstaltungen oder dedizierte Onboarding-Kanäle in der Kommunikationsplattform deines Unternehmens geschehen. Das Ziel ist, eine unterstützende und einladende virtuelle Umgebung zu schaffen, in der sich Neueinsteigerinnen wie Teil einer Gemeinschaft fühlen können, auch wenn sie physisch nicht im Büro anwesend sind. Tipp: Wir haben „gather.town“ gefunden, ein virtuelles Büro, das sich als Gamechanger erwiesen hat – besonders hilfreich, da viele unserer Mitarbeiterinnen remote arbeiten. Durch die Verwendung dieses Tools haben Neulinge eine sofortige Verbindung zum gesamten Unternehmen.

5. Vom Besucher zum Teilnehmer: Eintauchen in die Unternehmenskultur

Wir kennen alle das Gefühl – einen neuen Job beginnen und sich wie ein Außenseiter fühlen, nicht ganz sicher, ob man dazugehört. Neue Mitarbeiterinnen in deiner Unternehmenskultur zu integrieren, ist ein großartiger Weg, ihnen das Gefühl zu geben, dass sie dazugehören, und ihren Eintritt in die Organisation zu beschleunigen. So machst du deine Kultur zum Geheimrezept deines Onboarding-Prozesses:

  • Zeigen, nicht nur erzählen: Deine Unternehmenskultur ist nicht etwas, das in einem einzigen Satz erklärt werden kann – es ist etwas, das erlebt werden muss. Suche nach Wegen, neue Mitarbeiterinnen durch konkrete Beispiele und Erfahrungen in deine Kultur einzutauchen. Dies könnte das Teilen von Geschichten und Anekdoten sein, die deine Kulturwerte und Grundsätze veranschaulichen. Oder auch die Organisation von Aktivitäten, die es neuen Kräften ermöglichen, deine Kultur in Aktion zu erleben. Wenn sich dein Unternehmen beispielsweise auf Innovationen spezialisiert, könntest du einen „Hackathon“ organisieren, bei dem neue Mitarbeiterinnen von Anfang an Ideen einbringen können.
  • Kulturbotschafterinnen einsetzen: Deine Kultur wird von den Personen am Leben erhalten und gefördert, die sie jeden Tag verkörpern. Identifiziere Kulturbotschafterinnen in deiner Organisation – jene Teammitglieder, die begeistert von deiner Kultur sind und als Vorbilder für neue Mitarbeiterinnen dienen können. Befördere diese Botschafterinnen zu „Cultural Leaders“, die den neuen Kräften helfen können, die Werte und Arbeitsweisen des Unternehmens zu verstehen und zu verinnerlichen. Ermutige sie, ihre eigenen Erfahrungen zu teilen und Einblicke darin zu geben, wie sie innerhalb der Unternehmenskultur erfolgreich sind.
  • Zweigleisige Kommunikation suchen: Kultur ist keine Einbahnstraße. Während du neue Mitarbeiterinnen in deine Kultur einführen, ist es auch wichtig, ihre Perspektiven und Rückmeldungen zu hören. Fördere offene Diskussionen über die Unternehmenskultur und ermöglicht es den Neulingen, Fragen zu stellen, ihre ersten Eindrücke zu teilen und etwaige Bedenken oder Unsicherheiten auszudrücken. Dieser offene Dialog schafft eine Umgebung, in der sich neue Mitarbeiterinnen wohl und ermächtigt fühlen, sich mit der Kultur auseinanderzusetzen.
  • Kulturelle Vielfalt umarmen: Deine Unternehmenskultur sollte offen und einladend für Mitarbeiterinnen aus allen Hintergründen sein. Nutze diese Gelegenheit, die Vielfalt in deiner Organisation zu feiern und hervorzuheben. Integriere Elemente dieser „Diversity“ in deinen Onboarding-Prozess, sei es durch gemeinsame Feiern oder das Hervorheben der Geschichten von Mitarbeiterinnen mit verschiedenen Backgrounds. Indem du kulturelle Vielfalt anerkennst und förderst, schaffst du eine Vielfalt, die deine Kultur noch lebendiger und einladender macht.

6. Der Kompass für den Erfolg: Zielsetzung und Entwicklungsplanung

Leuchtturm als symbol für erreichbare Ziele
Neue Mitarbeiterinnen treten oft mit einer Portion Aufregung und dem Wunsch an, ihre Karriere voranzutreiben und zu wachsen. Die Lenkung dieser Begeisterung durch Zielsetzung und Entwicklungsplanung kann sowohl für die Einzelperson als auch für die Organisation ein Gamechanger sein. So machst du die Zielsetzung und Entwicklungsplanung zum Kompass für den Erfolg während des Onboarding-Prozesses:

  • Klare und erreichbare Ziele setzen: Die Anfangstage in einem neuen Job können sich ein bisschen anfühlen wie das Betreten einer neuen Welt. Hilf neuen Mitarbeiterinnen, diese Welt zu navigieren, indem du klare und erreichbare Kurzzeitziele setzt, auf die sie sich konzentrieren können. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar und relevant für ihre Rolle sein und idealerweise innerhalb der ersten Wochen oder Monate erreichbar sein. Klare Ziele geben den neuen Kräften eine Richtung und Zweck und helfen ihnen, Vertrauen aufzubauen, während sie zeitnah Beiträge zum Unternehmen leisten.
  • Persönliche Entwicklung fördern: Jede neue Mitarbeiterin ist wie ein Rohdiamant, voller Potenzial. Lass sie glänzen, indem du eine persönliche Entwicklungsplanung förderst. Setz dich mit den Neulingen zusammen, um ihre Karriereaspirationen, Stärken und Verbesserungsbereiche zu besprechen. Dies kann ein „Kennenlerngespräch“ sein, in dem die neuen Mitarbeiterinnen ihre langfristigen Karriereziele teilen können. Basierend auf diesen Gesprächen erstelle einen Entwicklungsplan, der spezifische Lernmöglichkeiten, Trainingsprogramme und Aufgaben umreißt, die ihnen helfen, in ihren Rollen zu wachsen und ihre Karrieren voranzutreiben. Je mehr du in ihre Entwicklung investierst, desto engagierter und motivierter werden sie sein.
  • Kontinuierliches Feedback geben: Feedback ist der Kompass, der Personen hilft, ihre berufliche Reise zu navigieren. Etabliere frühzeitig eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks, indem du neuen Mitarbeiterinnen regelmäßig und konstruktiv Rückmeldungen zu ihrer Arbeit gibst. Ermuntere offene Diskussionen über ihren Fortschritt und gib Lob für ihre Erfolge, während du Anleitung zu Bereichen anbietest, in denen sie sich verbessern können. Dieser doppelte Feedback-Loop ermöglicht es den Neulingen, ihre Anstrengungen und Ansätze anzupassen, und hilft ihnen, sich in ihre neuen Rollen einzufinden.
  • Verbindung mit Lernressourcen herstellen: In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt hört das Lernen nie auf. Verbinde neue Mitarbeiterinnen mit den Lernressourcen, die in deinem Unternehmen verfügbar sind. Dies kann Online-Trainingsplattformen, hausinterne Workshops oder vom Unternehmen finanzierte Kurse umfassen. Gib Anleitung dazu, welche Ressourcen besonders relevant für ihre Rollen und Entwicklungsziele sind. Erwäge außerdem, eine „Lernbibliothek“ oder einen Ressourcenhub zu erstellen, in dem Mitarbeiterinnen Artikel, Bücher und andere Lehrmaterialien zur Vertiefung ihres Wissens und ihrer Fähigkeiten abrufen können.

7. Sie leben und atmen: Kultur im Arbeitsalltag

Die Integration der Unternehmenskultur in den Arbeitsalltag neuer Mitarbeiterinnen ist die letzte Hürde für eine erfolgreiche Einarbeitung. Es geht nicht nur darum, die Kultur zu verstehen, sondern sie aktiv zu leben (Hier erfährst du mehr über die Unterschiede bei der Einstellung aufgrund von Diversität oder „Cultural Fit„) . So kannst du neuen Mitarbeiterinnen helfen, die Kultur zu übernehmen, während sie sich in ihre Rollen einleben:

  • Mit gutem Beispiel vorangehen: Unternehmenskultur wird oft am besten durch Beobachtung gelernt. Ermutige Führungskräfte und Teamleiterinnen, die Kultur des Unternehmens vorzuleben in ihrer eigenen Arbeit und in ihren Interaktionen. Dies kann das Demonstrieren von Kernwerten wie Transparenz, Zusammenarbeit oder einen Fokus auf Kundenservice umfassen. Wenn neue Mitarbeiterinnen diese kulturellen Merkmale in Aktion sehen, wird es für sie einfacher, sie nachzuahmen und in ihrer eigenen Arbeit zu übernehmen.
  • Kultur in Aufgaben integrieren: Mach die Unternehmenskultur zu einem sichtbaren und integralen Bestandteil der Arbeitsweise. Wenn eure Kultur zum Beispiel Teamarbeit betont, fördere aktiv Teamprojekte und Kollaborationsmöglichkeiten für neue Mitarbeiterinnen. Wenn Innovation ein wichtiger kultureller Pfeiler ist, ermutige neue Kräfte, kreative Ideen zu den Unternehmensinitiativen beizutragen. Indem du kulturelle Werte in die alltäglichen Aufgaben und Projekte der neuen Mitarbeiterinnen integrierst, erhalten sie konkrete Möglichkeiten, die Kultur zu übernehmen und in ihrer Arbeit zu präsentieren.
  • Anerkennung und Belohnungen: Positive Verstärkung kann den Weg zur Kulturadoption ebnen. Etabliere Anerkennungsprogramme, die Mitarbeiterinnen auszeichnen, die die Unternehmenskultur verkörpern. Dies könnte durch regelmäßige „Kultur-Champion“ -Auszeichnungen oder andere Formen der öffentlichen Anerkennung geschehen. Wenn neue Mitarbeiterinnen sehen, wie ihre Kolleginnen für die Annahme der Kultur gefeiert werden, motiviert sie das, dasselbe zu tun. Erwäge zusätzlich, die Kulturadoption mit Leistungsbeurteilungen und Belohnungen zu verknüpfen, um sie zu einer klaren Erwartung und einem Treiber für die Karriereentwicklung zu machen.
  • Diskussionen und Reflexionen fördern: Unternehmenskultur ist ein Thema, das von Diskussionen und geteilten Erfahrungen lebt. Schaffe Möglichkeiten für neue Mitarbeiterinnen, an kulturorientierten Diskussionen und Reflexionen teilzunehmen. Dies könnte in Form von regelmäßigen Teambesprechungen erfolgen, in denen kulturelle Themen hervorgehoben werden, oder von Kulturmeetings, in denen die Mitarbeiterinnen ihre eigenen Interpretationen und Erfahrungen mit der Kultur teilen können. Diese offenen Dialoge helfen den neuen Kräften, ihr Verständnis zu vertiefen und ein Gefühl von Eigenverantwortung für die Kultur zu entwickeln, wenn sie sehen, wie sie die kollektive Identität der Organisation beeinflusst. Bei teamazing können neue Mitarbeiterinnen von Tag eins weg an unseren „Fireside-Talks“ teilnehmen, einem virtuellen Meeting zur offenen Diskussion über jedes kulturbezogene Thema.

8. Die Zielgerade: Evaluation und kontinuierliche Verbesserung

straße in den Horizont als Symbol für HR Verbesserungen
Wenn du dich dem Ende des Onboarding-Prozesses näherst, ist es wichtig, daran zu denken, dass die Reise hier nicht endet. Die Bewertung der Wirksamkeit deiner Onboarding-Bemühungen und kontinuierliche Verbesserungen sind der Schlüssel zu langfristigem Erfolg. So kannst du den Onboarding-Prozess abschließen und die Bühne für die laufende Verbesserung setzen:

  • Feedback einholen: Während des Onboarding-Prozesses sind neue Mitarbeiterinnen deine beste Informationsquelle. Jetzt ist es an der Zeit, ihr Feedback zur Onboarding-Erfahrung einzuholen. Biete ihnen eine Umfrage an oder führe Einzelgespräche, um ihre Gedanken, Vorschläge und Bereiche zu erfahren, in denen sie denken, dass der Onboarding-Prozess verbessert werden könnte. Dieser Input ist von unschätzbarem Wert, um zu verstehen, was gut funktioniert hat und was in Zukunft verbessert werden kann.
  • Erfolg messen: Lege Leistungsindikatoren (KPIs) fest, um den Erfolg deiner Onboarding-Bemühungen zu messen. Diese KPIs könnten Metriken wie Engagement der neuen Mitarbeiterinnen, Zeit bis zur Produktivität, Fluktuationsraten oder die erfolgreiche Übernahme der Unternehmenskultur durch neue Kräfte umfassen. Durch die Verfolgung dieser KPIs kannst du die Auswirkungen deines Onboarding-Prozesses objektiv bewerten und Bereiche identifizieren, die verbessert werden müssen.
  • Reflektieren und analysieren: Nimm dir die Zeit, um das erhaltene Feedback und die gesammelten Leistungsdaten zu reflektieren. Analysiere die Stärken und Schwächen deines Onboarding-Prozesses und identifiziere wiederkehrende Themen oder Bedenken. Dieser reflektierende Prozess hilft dir, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo du deine Anstrengungen auf kontinuierliche Verbesserung fokussieren solltest.
  • Iterieren und verbessern: Basierend auf dem Feedback und der Analyse entwickle einen Plan, um deinen Onboarding-Prozess zu iterieren und zu verbessern. Identifiziere spezifische Bereiche, die Verbesserung benötigen, und erstelle konkrete Schritte, um sie anzugehen. Dies könnte die Aktualisierung von Onboarding-Materialien, die Überarbeitung des Onboarding-Fahrplans, die Verbesserung von Maßnahmen zur kulturellen Integration oder die Einführung neuer Technologien umfassen, um die Onboarding-Erfahrung zu optimieren. Denke daran, Onboarding ist ein dynamischer Prozess. Und kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend, um ihn effektiv zu halten und an die sich ändernden Bedürfnisse deiner Organisation und neuer Mitarbeiterinnen anzupassen.

Fazit

Im Bereich des Onboardings ist die Ziellinie nur der Anfang einer erfolgreichen Reise. Indem du diese Schritte befolgst und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung annimmst, kannst du einen Onboarding-Prozess schaffen, der nicht nur dafür sorgt, dass sich Personen willkommen fühlen, sondern sie auch langfristig erfolgreich und engagiert macht. Also, zieh deine Onboarding-Schuhe an, mache den ersten Schritt und begebe dich auf ein lohnendes Abenteuer, neue Mitarbeitende mit offenen Armen in deine Organisation willkommen zu heißen.

VIDEO: Workplace Orientation is not training (Ted Talk)