Stell dir Folgendes vor: Ich schreibe diesen Artikel gerade in meiner Wohnung, rechts von mir der Kaffee, links von mir die schnurrende Katze. Ich habe meinen Arbeitstag heute früh gestartet, damit ich einen entspannten Nachmittag in der Sonne genießen kann. Keine langen Anfahrtswege, keine unbequeme Bürokleidung und keine langen Meetings, zu denen ich hetzen muss. Virtuelle Teams machen das alles möglich.

Titelbild: Virtuelle Teams

Aber lass dich nicht täuschen: Der Weg hierhin war nicht nur von Rosen gepflastert. Die Umstellung auf ein virtuelles Team erfordert Zeit und Planung, das haben wir auf jeden Fall auf die harte Tour gelernt. Und das Gute daran? Jetzt, wo wir auf der anderen Seite stehen, können wir unsere Erfahrungen und Tipps mit dir teilen! Ganz gleich, ob du dich gerade in der Umstellung auf Remote Work befindest, oder das Beste aus deinem virtuellen Team herausholen willst: Unsere Tipps und Tricks werden dir zum Erfolg verhelfen!
Möchtest du die Grundlagen überspringen und direkt zu unserem praktischen Guide übergehen? Dann klick einfach hier.

In der sich ständig weiterentwickelnden Landschaft der modernen Arbeitswelt hat sich das Konzept der virtuellen Teams als bahnbrechend erwiesen. Virtuelle Teams haben die traditionelle Bürostruktur neu definiert und bieten eine noch nie dagewesene Flexibilität, Zugang zu verschiedenen Talenten und erhebliche Kosteneinsparungen. Wenn du die Umstellung auf virtuelle Teams in Erwägung ziehst und den Erfolg sicherstellen willst, bist du bei uns genau richtig. In diesem Artikel zeigen wir dir die Welt der virtuellen Teams und gehen dabei sowohl auf ihre Vorteile als auch auf die Hürden ein. Wir beginnen mit der grundlegenden Definition virtueller Teams sowie ihren Schwierigkeiten und Vorteilen. Dann zeigen wir dir unsere praktischen Tipps und Tricks für den Übergang zu einem virtuellen Team. Am Ende wirst du mit dem nötigen Wissen und den Strategien ausgestattet sein, um dein virtuelles Team zum Erfolg zu führen.

Kurz und bündig: Wir zeigen dir…

  • wie DEINE Führung dein virtuelles Team beeinflussen kann
  • wie du dein virtuelles Team begeistern kannst
  • unsere praktischen Tipps und Tricks zur Maximierung der Motivation
  • wie du die Zusammenarbeit in deinem Remote-Team verbessern kannst

TL;DR: Virtuelle Teams definiert

Im digitalen Zeitalter ist der Begriff „virtuelles Team“ nicht nur ein Jargon, sondern ein grundlegender Wandel in der Art und Weise, wie wir arbeiten. Virtuelle Teams sind im Wesentlichen Gruppen von Einzelpersonen, die aus der Ferne, oft über geografische Grenzen hinweg, zusammenarbeiten und durch Technologie miteinander verbunden sind. Was sie auszeichnet, sind ihre definierenden Merkmale: Geografische Streuung, Technologieabhängigkeit und eine reiche kulturelle Vielfalt. Aber warum sollte man sich überhaupt für virtuelle Teams entscheiden? Nun, die Vorteile sind zahlreich. Von größerer Flexibilität über die Nutzung eines globalen Talentpools bis hin zu erheblichen Kosteneinsparungen bieten virtuelle Teams einen neuen Weg für Unternehmen, die Wachstum und Effizienz anstreben.

Wann ist ein Team virtuell?

Du denkst vielleicht: „Ach, das ist schon in Ordnung, in meinem Team gibt es nur ein paar Leute, die von zu Hause aus arbeiten, und denen geht es gut. Virtuelle Teams sind ein Thema von morgen.“ Nun, diesen Gedanken solltest du vielleicht noch einmal überdenken. Remote-Teams sind unvermeidlich, vor allem im White-Collar-Bereich. Eine weltweite Studie von Gartner Inc zeigt, dass 88 % der an der Studie beteiligten Unternehmen ihre Mitarbeitenden ermutigen, von zu Hause aus zu arbeiten. Gleichzeitig wollen 54 % (laut einer IBM-Studie) der Mitarbeiter*innen in Zukunft von zu Hause aus arbeiten. Ein klarer Trend.

Die wichtigste Interpretation dieser Studie ist jedoch diese: Bereits eine Person zu Hause verändert die Art und Weise, wie dein Team arbeitet. Es ist also sehr wahrscheinlich, dass du bereits in einem virtuellen Team arbeitest, auch wenn du dir dessen vielleicht nicht bewusst bist. Was das bedeutet? Dass es höchste Zeit ist, dich an diese neue Arbeitsweise anzupassen. Keine Sorge, wir werden dich dabei begleiten.

Arten von virtuellen Teams

Okay, fangen wir mit einigen Grundlagen an. Virtuelle Teams sind einzigartig und können kompliziert zu verstehen sein. Daher ist es wichtig, einige grundlegende Infos zu kennen (ja, ein bisschen Theorie ist nötig).

Werfen wir einen kurzen Blick auf die Typen virtueller Teams und wie man ihren Erfolg sicherstellt:

1. Projektbasierte virtuelle Teams

  • Definition: Teams, die für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe zusammengestellt werden, oft mit Mitgliedern aus verschiedenen Standorten.
  • Erfolgstipp: Beginne mit einer klaren Projektcharta, in der Ziele, Zeitpläne und individuelle Verantwortlichkeiten festgelegt sind.

2. Funktionsübergreifende virtuelle Teams

  • Definition: Teams, deren Mitglieder unterschiedliche funktionale Hintergründe haben und einzigartige Fähigkeiten mitbringen.
  • Erfolgstipp: Fördere die funktionsübergreifende Zusammenarbeit durch regelmäßige Brainstorming-Sitzungen und Wissensaustausch.

3. Globale virtuelle Teams

  • Definition: Teams mit Mitgliedern aus verschiedenen Ländern und Zeitzonen.
  • Erfolgstipp: Überbrücke die Kluft, indem du Meetings zu Zeiten ansetzt, die für alle Mitglieder geeignet sind, und indem du das kulturelle Bewusstsein förderst.

4. Fernarbeitskräfte

  • Definition: Ganze Unternehmen oder Abteilungen arbeiten von entfernten Standorten aus.
  • Erfolgstipp: Investiere in virtuelle Kommunikationsmittel und fördere die Work-Life-Balance, um Produktivität und Wohlbefinden zu erhalten.

5. Freiberufliche oder virtuelle Gig-Teams

  • Definition: Teams, die aus Freiberuflern und Auftragnehmenden bestehen, die für bestimmte Aufgaben eingestellt werden.
  • Erfolgstipp: Lege Projektumfang, Fristen und Zahlungsbedingungen klar fest, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

6. Hybride virtuelle Teams

  • Definition: Teams, bei denen einige Mitglieder aus der Ferne und andere in einem physischen Büro arbeiten.
  • Erfolgstipp: Sorge für eine gleichberechtigte Beteiligung und Entscheidungsfindung von Mitarbeiter*innen remote und vor Ort.

7. Zeitweilige virtuelle Teams

  • Definition: Teams, die für kurzfristige Projekte oder Initiativen gebildet werden.
  • Erfolgstipp: Beschleunige die Einführungsprozesse und betone die Projektziele und Zeitpläne.

8. Innovations- oder kreativ-orientierte virtuelle Teams

  • Definition: Teams, die sich auf das Brainstorming und die Entwicklung innovativer Ideen konzentrieren.
  • Erfolgstipp: Fördere ein offenes und kreatives Umfeld durch den Einsatz von virtuellen Whiteboards und Plattformen für die Zusammenarbeit.

9. Virtuelle Teams für Vertrieb und Kundenbetreuung

  • Definition: Teams, die für den Verkauf oder die Kundenbetreuung zuständig sind und oft von unterwegs aus arbeiten.
  • Erfolgstipp: Schaffe effiziente Kommunikationskanäle und leg Wert auf eine schnelle Reaktion auf Kundenbedürfnisse.

10. Ausbildung und Entwicklung: Virtuelle Teams

  • Definition: Teams, die sich auf die Ausbildung und Entwicklung von Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen konzentrieren.
  • Erfolgstipp: Biete regelmäßige Online-Schulungen und Möglichkeiten zum ständigen Lernen und Wachsen an.
teamazing als Beispiel für eine exzellente Unternehmenskultur

Vorteile von virtuellen Teams

  1. Die besten Talente leben nicht unbedingt alle in der gleichen Stadt. Virtuelle Teams eröffnen völlig neue Möglichkeiten bei der Rekrutierung.
  2. Diversität wird gefördert. Rund 42 % der Führungskräfte in Remote-Unternehmen sind Frauen, verglichen mit nur 14,2 % in traditionellen Unternehmen (laut Fast Company) – was auf größere Flexibilität, eine allgemein modernere Unternehmenskultur und eine stärkere Ergebnisorientierung zurückgeführt wird.
  3. Das Management ändert seinen Schwerpunkt, da es buchstäblich gezwungen ist, die Leistung und nicht die Anwesenheitszeit als Maßstab für den Erfolg zu verwenden.
  4. Richtig genutzt, funktioniert die Zusammenarbeit sogar besser als in einem traditionellen Büro. Virtuelle Teams arbeiten daher effektiver, produktiver und damit wirtschaftlicher. Die Harvard Business Review berichtete zum Beispiel über ein Experiment, bei dem die Produktivität bei der Fernarbeit um 13 % stieg.
  5. Remote Work ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, was zu höherer Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit führt. 82 % der Telearbeiter*innen berichten über ein geringeres Stressniveau (laut PGi Report). Auch das Pendeln entfällt vollständig.
  6. Unternehmen können bei Büroräumen immens sparen.
Grafik: Weibliche Führungskräfte Remote & Office

Herausforderungen von virtuellen Teams

Doch in der Welt der virtuellen Teams läuft auch nicht immer alles glatt. Die Vorteile sind zwar beträchtlich, aber es gibt auch Herausforderungen. Stell dir folgendes Szenario vor: Die Teammitglieder sind über verschiedene Zeitzonen verstreut, sind auf E-Mails und Videoanrufe zur Kommunikation angewiesen und verpassen die Kameradschaft in einem gemeinsamen Büro. Dies sind nur einige der Herausforderungen, die den Erfolg virtueller Teams gefährden können. Kommunikationsbarrieren, das Fehlen von persönlichen Kontakten und der ständige Kampf mit Zeitzonenunterschieden können die Produktivität und den Zusammenhalt beeinträchtigen. Aber keine Sorge, es gibt effektive Lösungen, um diese Herausforderungen zu meistern und sicherzustellen, dass dein virtuelles Team erfolgreich ist.

  • Geografische Streuung: Teammitglieder, die über verschiedene Zeitzonen und Standorte verteilt sind, können zu Problemen bei der effektiven Koordinierung von Aufgaben und Sitzungen führen.
  • Kommunikationshürden: Wenn man sich bei der Kommunikation auf E-Mails und Videoanrufe verlässt, kann es manchmal zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen kommen, weil es keine nonverbalen Signale gibt.
  • Das Fehlen von persönlicher Interaktion: Ohne die täglichen Interaktionen in einem gemeinsamen Büro fehlt den virtuellen Teammitgliedern möglicherweise der spontane Austausch, der Beziehungen und Vertrauen schafft.
  • Zeitzonenunterschiede: Die Koordinierung von Zeitplänen, wenn sich die Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen befinden, kann ein logistisches Rätsel sein, das zu Verzögerungen bei Antworten und Projekten führen kann.
  • Schlechte Führung: Inkompetente Führung kann erhebliche Folgen für dein Remote-Team haben. Laut einer Studie von Monster sind insgesamt 69 % der Arbeitnehmenden von Burnout betroffen.
  • Aufwand: Die Umstellung auf eine völlig neue Organisationsstruktur kann sowohl für Arbeitgeber*innen als auch für Arbeitnehmer*innen nervenaufreibend sein. Die meisten Unternehmen haben auch nicht die Zeit und die Ressourcen, um Fernarbeit so effizient wie möglich einzuführen.
  • Investition: Fernarbeit ist eine Investition, die sich auf lange Sicht auszahlt. Zu Beginn der virtuellen Reise kann die Umstellung jedoch teuer werden. Software, Hardware sowie Schulungen für Mitarbeitenden und Führungskräfte (in Form von Workshops oder Teambuilding-Veranstaltungen) sind notwendig, damit der Übergang gelingt.
  • IT-Sicherheit: IT-Sicherheit ist extrem wichtig, wenn man remote arbeitet. Viele Unternehmen öffnen sich für Hacker und kriminelle Aktivitäten, wenn sie unvorbereitet in die Fernarbeit einsteigen.

Wie gut die virtuelle Zusammenarbeit funktioniert, hängt stark davon ab, wie konsequent und umfassend das Projekt umgesetzt wird. Unternehmen, die früher und intensiver umstellen, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit die Früchte ernten.

Ein virtuelles Team aufbauen: Unser Praxisguide

Wie kannst du also sicherstellen, dass dein virtuelles Team in diesem dynamischen Umfeld nicht nur überlebt, sondern auch gedeiht? Im Laufe unserer Umstellung haben wir uns diese Frage sehr oft gestellt. Und für uns läuft alles darauf hinaus, realistische Lösungen für die soeben besprochenen Herausforderungen zu finden und gleichzeitig all die unglaublichen Vorteile von Remote Work offen zu würdigen.

Kurz und bündig: Alles beginnt mit einer kristallklaren Kommunikation. Wir betrachten die Technologie als Verbündeten und nicht als Bedrohung, indem wir Tools einsetzen, die eine nahtlose Interaktion ermöglichen. Durch die Festlegung klarer Erwartungen und Richtlinien wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Es geht jedoch nicht nur um die Technologie, sondern auch darum, die richtige Teamkultur zu pflegen. In einem virtuellen Umfeld sind Vertrauen und Zusammenarbeit von größter Bedeutung. Wenn du die Vielfalt deiner Teammitglieder würdigst, kann das ein Gefühl der Zusammengehörigkeit über geografische Grenzen hinweg fördern. Um den Zusammenhalt des Teams weiter zu stärken, sind regelmäßige virtuelle Treffen und ansprechende Teambuilding-Aktivitäten ein Muss. Nicht zu vergessen ist die zentrale Rolle der Führung; mit gutem Beispiel voranzugehen, Anleitung zu geben und unerschütterliche Unterstützung zu bieten, kann der Dreh- und Angelpunkt für den Erfolg eines virtuellen Teams sein.

  • Nutze Technologie
  • Klare Kommunikation
  • Regelmäßige Check-Ins
  • Kulturelle Sensibilität
  • Time Management Strategien
  • Informelle Interaktionen ermutigen

Schritt 1: Gemeinsame Regeln und Routinen finden

Die Sache ist die: Wenn Menschen von zu Hause aus arbeiten, kannst du nicht einfach an ihrem Schreibtisch vorbeischlendern und kontrollieren, woran sie gerade arbeiten. Als Führungskraft musst du deinem Team vertrauen, seine Arbeit selbst zu organisiert. Um die Selbstorganisation der Mitarbeitenden zu unterstützen, braucht es vor allem in der Übergangsphase sehr klare Regeln und Strukturen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass man viele strenge Regeln aufstellen muss, sondern dass der gemeinsame Rahmen, das Ziel und die Ressourcen definiert sind. Das „Playbook“, wie wir es nennen, enthält allgemeine, unternehmensweite Regeln. Es sollte die folgenden Punkte enthalten:

  • Arbeitsmodell & Verfügbarkeit → Flexible oder feste Arbeitszeiten?
  • Regelung der Fernarbeit → Wie oft pro Woche darf von zu Hause aus gearbeitet werden?
  • Rollen und Verantwortlichkeiten → Jedes Teammitglied sollte eine klar definierte Rolle innerhalb des Teams haben, die dem Rest des Teams bekannt ist
  • Kommunikation und Zusammenarbeit → Mache gemeinsame Treffen zu einem regelmäßigen Ritual und einer Routine

Das Daily Meeting

Bei der Umstellung auf Fernarbeit wussten wir, dass der persönliche Kontakt eine unserer größten Herausforderungen sein würde. Die meisten unserer Teammitglieder sind junge, virale Menschen, die gerne Zeit miteinander verbringen, was remote schwierig sein kann. Abgesehen von unserem eigentlichen Gamechanger, dem virtuellen Büro (auf das wir später noch eingehen werden), wussten wir, dass regelmäßige Meetings das Teamgefühl am meisten fördern würden. Und alles begann mit dem „Daily“.

Vielleicht kennst du das „Daily“-Konzept aus agilen Arbeitsmethoden. Hier treffen sich die Teammitglieder jeden Morgen zur gleichen Zeit und reflektieren den vergangenen Arbeitstag und besprechen Pläne für den heutigen Tag. Dazu bereitet jeder ein „Daily Post-it“ vor. Die Besprechung sollte insgesamt nicht länger als 10 Minuten dauern und dem gesamten Team einen Überblick darüber verschaffen, wer an welchen Projekten arbeitet, was das Team für heute geplant hat und mit welchen Aspekten die Kolleg*innen möglicherweise zu kämpfen haben. Im Laufe des Daily werden oft Folgemeetings oder Coworking-Sessions. Für unser Daily Post-It verwenden wir Miro. Übrigens: Unser Daily-Board gibts dort auch als kostenloses Template, schau also gern mal vorbei:

Daily Tasks:

Jede*r sollte mehrere Aufgaben auf seinem Daily Post-it haben und diese entsprechend priorisieren. Denn wir alle kennen das Gefühl: Manchmal bleibt man an einer Aufgabe hängen, weil z. B. eine andere Person nicht verfügbar ist. Das ist völlig in Ordnung, solange man eine andere Aufgabe hat, an der man arbeiten kann, während man auf eine Rückmeldung wartet.

Daily Post-It von teamazing

Das Weekly Meeting

Der „Weekly“ (auch Jour Fixe genannt) sollte nach Möglichkeit zu Beginn der Woche mit allen Teammitgliedern stattfinden. Hier ist unsere bevorzugte Struktur für einen effektiven virtuellen Jour Fixe:

  1. Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der letzten Woche (einschließlich Kennzahlen, großer Erfolge, großer Projektaktualisierungen)
  2. Ausblick auf die kommende Woche, einschließlich aller Aktivitäten, Projekte und Prioritäten.
  3. Persönliche Updates: Aktivitäten am Wochenende, Stimmung, Neuigkeiten usw.

Das Weekly hat folgende Ziele:

  • Die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPI) zu betrachten, zu interpretieren und entsprechend zu würdigen
  • Das Team in Bezug auf Projekte, Strategie, allgemeine Themen usw. auf den neuesten Stand bringen
  • Betrachte das Gesamtbild des Teams: Wie geht es deinen Teammitgliedern? Welche persönlichen Themen beschäftigen sie im Moment?

Bonus: Das Monthly

In der monatlichen Sitzung prüft das Team, ob die derzeitige Ausrichtung noch angemessen ist und wie die langfristigen Ziele aussehen: Kurz gesagt dient dieses Treffen als Missions– und Visionscheck und muss daher nicht unbedingt alle Mitarbeitenden einbeziehen, sondern vor allem Führungskräfte und Manager*innen.

Tipp:

Erscheine ein paar Minuten früher im virtuellen Meeting. So können technische Schwierigkeiten noch vor dem offiziellen Beginn behoben werden. Der viel wichtigere Grund ist jedoch, dass in diesen wertvollen Minuten sehr oft informeller Smalltalk und wertvolle Beziehungsarbeit geleistet wird.

Schritt 2: Erwartungen, Priorisierung und Ziele definieren

Um dein virtuelles Team zum Erfolg zu führen, sind leistungsbezogene Ziele ein Muss. Ein Vorteil von remote Work ist, dass die Leistung wichtiger ist als die Anwesenheit. Die Leistungsbewertung kann in Mitarbeitergesprächen in Form von transparenten und teamübergreifenden Beurteilungen erfolgen. Es sind keine Bonussysteme erforderlich, sondern lediglich Teamziele, Transparenz, ehrliches Lob und ein wenig Geduld. Bei Besprechungen sollte daher regelmäßig die Leistung aller Teammitglieder transparent gemacht und herausragendes Lob ausgesprochen werden.

Hier sind einige unserer Top-Tipps:

  • Tipp #1 Je besser dein Team organisiert ist, desto effizienter kann es arbeiten. Deshalb solltest du als Manager*in dafür sorgen, dass es einen Wochenplan für die Aufgaben des Teams gibt. Entweder du erstellst ihn selbst oder delegierst diese Aufgabe an eine*n Teamleiter*in weiter.
  • Tipp #2: Stelle sicher, dass laufende Projekte Priorität haben und die vereinbarten Ziele erreicht werden, bevor neue Projekte in Angriff genommen werden. Neue Ideen sind natürlich willkommen, sollten aber für einen späteren Zeitpunkt vorgemerkt werden. Wenn man sie immer sofort verfolgt, läuft man Gefahr, dass laufende Projekte nicht abgeschlossen werden.
  • Tipp #3: Finde ein Modell für die Festlegung von Zielen, das für dich geeignet ist. Bei unseren Zielen orientieren wir uns gerne an der SMART-Methode, die sich für unser Team bewährt hat.

Das 1on1

Regelmäßiges Feedback an die Mitarbeitenden ist bei der Arbeit aus der Ferne unglaublich wertvoll. In unserem Team planen wir regelmäßige (monatliche) 1on1-Sitzungen zwischen Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten. Hier besprechen wir die aktuelle Leistung, den Stand der Zielerreichung sowie persönliche Fragen und Themen. Reguläre Besprechungen und Fortschrittsberichte können dazu beitragen, dass sich die Teammitglieder aufeinander abstimmen und Verantwortung übernehmen, und gewährleisten, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Das Feiern von Erfolgen und Meilensteinen auf dem Weg dorthin kann auch die Moral und Motivation steigern und dein Remote-Team ermutigen, weiter auf die von dir gesetzten Ziele hinzuarbeiten.

teamazing 1on1 Struktur

Schritt 3: Denk an deine Kultur!

Unternehmenskultur bezieht sich auf gemeinsame Verhaltensweisen und Werte innerhalb eines Unternehmens. Sehr oft sind nur Teile der Kultur für Außenstehende sichtbar und werden erst im direkten Kontakt mit der Belegschaft spürbar. Diese „ungeschriebenen Gesetze“ sind das Ergebnis all der vorangegangenen Maßnahmen, die wir bereits besprochen haben. Gerade deshalb ist ein kultureller Wandel so schwierig und anspruchsvoll: Deine Kultur ist das Ergebnis dessen, wie du deine Mitarbeiter*innen führst und behandelst. Sie ist sehr schwer zu kontrollieren und kann nur bis zu einem gewissen Grad beeinflusst werden, vor allem, wenn du Remote arbeitest. Aber lass dich nicht ermutigen! Die Gestaltung deiner Kultur ist äußerst lohnend, daher hier einige grundlegende Tipps, die du zu Beginn beachten solltest:

  1. Wenn eine Person virtuell arbeitet, dann arbeiten alle virtuell → Auch wenn nur ein Teammitglied von zu Hause aus arbeitet, sollten die Hauptkommunikationskanäle digital sein.
  2. Alle Teammitglieder erhalten die gleiche Aufmerksamkeit → Nimm dir Zeit für persönliche Gespräche, insbesondere mit denjenigen, die nicht im Büro sind.
  3. Nimm dir Zeit für private Gespräche → Bei virtuellen Teams musst du aktiv Gelegenheiten schaffen, um die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern zu fördern.
  4. Nichts ersetzt ein persönliches Gespräch → Teammitglieder sollten sich mindestens einmal im Jahr sehen, um eine stärkere Verbindung aufzubauen.

Virtuelles Büro: Der Remote Work Gamechanger

Wir haben es bereits angedeutet, und hier ist sie: unsere Geheimwaffe, das virtuelle Büro. Die Schaffung einer Remote Kultur braucht Zeit und ist keine schnelle Lösung. Ein Remote-Arbeitsplatz, der es uns ermöglicht, auf möglichst natürliche Weise miteinander zu interagieren, hat uns dabei geholfen, die langfristigen kulturellen Vorteile zu nutzen, die bei Remote Work so wichtig sind.

Virtuelles Büro von teamazing

So funktioniert die Zusammenarbeit in unserem virtuellen Büro:

  • Jede*r Mitarbeiter*in verfügt über einen Avatar, der ihm*ihr die Kontrolle über seine Bewegungen innerhalb des Remote Workspace gibt. Wenn sich zwei oder mehr Mitarbeitende im virtuellen Büro treffen, wird ein Videofenster aktiviert, das ununterbrochene Unterhaltungen ermöglicht.
  • Besprechungen, Aufgaben, Meetings oder spontane Diskussionen lassen sich nahtlos in die virtuelle Büroumgebung übertragen. Egal, ob du eine Frage hast oder einfach nur plaudern möchtest, du kannst mühelos auf deine Kolleg*innen zugehen und ein Gespräch beginnen, das die Dynamik eines realen Büros widerspiegelt.
  • In unseren virtuellen Besprechungsräumen haben alle Teilnehmenden automatisch sowohl akustischen als auch visuellen Zugang zueinander. Die Mikrofon- und Kamerafunktionen können bei Bedarf deaktiviert werden. Die „Spotlight“-Funktion ermöglicht es einer Person, den gesamten Raum anzusprechen, was sich als nützlich erweist, wenn nur ein*e Moderator*in ein Meeting leitet.
  • Es ist ganz einfach zu überprüfen, ob Kolleg*innen verfügbar sind oder nicht. Du kannst deinen Status in deinem persönlichen Menü ganz einfach von grün auf rot ändern. Außerdem hast du die Möglichkeit, deinen Status anzupassen. So können andere zum Beispiel sehen, dass du gerade Mittagspause machst.

Bevor du fragst: Die Video- und Audiofunktion ist nur dann aktiv, wenn du dich im Browser-Tab deines virtuellen Büros befindest. Sobald du diesen Tab verlässt, um deiner Arbeit nachzugehen, ist die Privatsphäre gewahrt. Kolleg*innen, die etwas von dir brauchen, „klopfen“ durch ein akustisches Signal an. Erst wenn der Tab wieder geöffnet wird, werden auf Klick die Audio- und Videoübertragungen gestartet.

Gemeinschaftsgefühl:

Das virtuelle Büro fördert ein starkes Gemeinschaftsgefühl. Der wahre Wandel liegt jedoch nicht in der Software selbst, sondern in der Art und Weise, wie sie genutzt wird. Wir ermutigen dich also, die einzigartigen Funktionen wirklich zu nutzen, denn sie werden dir langfristig helfen!

Schaffe Online-Rituale

Wie bereits erwähnt, sind Rituale äußerst wichtig, um ein gemeinsames Teamgefühl zu schaffen. Nutze die Macht der Rituale, um die Verbundenheit in deinem Team zu fördern. Vielleicht hast du bereits einige bestehende Traditionen, die sich leicht auf eine digitale Umgebung übertragen lassen. Falls nicht, findest du hier einige Ritualideen, die du online umsetzen kannst, insbesondere in einem virtuellen Büro:

  • Gemeinsame Mittagspause
  • Gemeinsame Yogapause
  • Begrüße neue Mitarbeitende auf eine spezielle Art
  • Kreative Diskussionen am Ende von Meetings
  • Geburtstagsüberraschungen
  • Netflix-Sessions oder Buchklub-Treffen
  • Eine virtuelle Trophäe für den*die Mitarbeiter*in des Monats
  • Anstoßen wenn ein Meilenstein erreicht wird
  • Energizer zu Beginn oder Ende des Daily-Meetings
  • Wöchentliche oder monatliche Teamevents
  • After-work Drinks im virtuellen Büro

Als Faustregel gilt: Rituale sind dann am erfolgreichsten, wenn das Team das Gefühl hat, dass es sie selbst initiiert hat. Bei teamazing haben wir unzählige Rituale, die uns zusammenhalten und ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl schaffen. Ständig werden neue Ideen eingeführt und alte Rituale über Bord geworfen. Als Führungskraft musst du die Augen für mögliche Rituale offen halten und jede Gelegenheit nutzen.

Nutze Teambuilding

Da virtuelle Teams nur selten von Angesicht zu Angesicht interagieren, empfehlen wir dir, zusätzliche Teambildungsmaßnahmen zu ergreifen. Die Teamdynamik ist bei hybriden oder vollständig dezentralen Teams besonders herausfordernd. Aus diesem Grund haben viele unserer Kund*innen seit der Umstellung auf ein virtuelles Umfeld eine monatliche Online-Teambuilding-Veranstaltung organisiert.

Obwohl Teambuilding offline nach wie vor die effektivste Variante ist, sollte man die Macht von Online-Teambuilding nicht unterschätzen: Richtig gemacht, kann Online-Teambuilding genauso effektiv sein! Einige unserer Kund*innen bevorzugen sogar die digitale Variante, weil sie bequemer ist und das gleiche Gefühl von Zusammengehörigkeit, Spaß und Freude vermittelt. Hier sind einige Beispiele für außergewöhnliche Ideen für  virtuelles Teambuilding.

Dein Remote Team hat Probleme?

Dann reicht eine einfache, lustige Teambuilding-Veranstaltung möglicherweise nicht aus, um deine Probleme zu lösen. Wir empfehlen Remote-Teamentwicklung, um an der Lösung ernsterer Probleme zu arbeiten.

Schritt 4: Optimiere deine Kommunikation

Die vielleicht wichtigste Anpassung bei Remote Work ist die Optimierung deiner Kommunikation. Was bei der Arbeit im Büro einfach und schnell geht, kann bei der Arbeit aus der Ferne schnell verloren gehen.

Wichtige Informationen sollten über verschiedene Kanäle vermittelt werden – in Meetings, durch Rundmails, im Gruppenchat und schließlich als Videobotschaft. Vor allem im digitalen Umfeld gehen Nachrichten leicht verloren, daher ist es deine Aufgabe als Manager*in, sie mehrmals zu kommunizieren. Wir stellen dir unsere besten Kommunikationstools für Remote-Teams vor und erklären, warum die Optimierung für deine virtuelle Kultur entscheidend ist. Lass uns loslegen!

Die besten Kommunikationstools für Remote Work

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die dein Team nutzen kann, und die Liste wird immer länger. Wir empfehlen, sich wirklich auf das Wesentliche zu beschränken, da zu viele Tools das Team leicht überfordern können. Hier sind verschiedene Arten von Tools, die essenziell sind, und die wir für den täglichen Gebrauch empfehlen.

1. Speichern von Informationen

notion logoIn der heutigen Landschaft von Remote Work kann die Bedeutung eines zentralen Tools zur Speicherung wichtiger unternehmensweiter Informationen nicht hoch genug eingeschätzt werden. Ein solches Tool dient als Grundlage für die organisatorische Effizienz und gewährleistet Konsistenz, Klarheit und Zugänglichkeit für die Mitglieder von Remote-Teams. Es fördert die Einheitlichkeit der Abläufe, rationalisiert die Zusammenarbeit, verbessert die Datensicherheit und vereinfacht die Datenverwaltung und die Datensicherung. Letztendlich ermöglicht es dezentralen Teams, unabhängig von ihrem geografischen Standort zusammenzuarbeiten, was es zu einem strategischen Vorteil für jedes moderne Unternehmen macht.

Für diesen besonderen Zweck verwenden wir gerne Notion. Jeder im Team kann auf das gemeinsame Konto und die darin enthaltenen Informationen zugreifen. Wenn du zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen willst, dann kann Notion auch als erstaunliche Projektmanagement-App dienen, da du damit sehr strukturierte Aufgabenlisten erstellen kannst, die leicht an deine Bedürfnisse angepasst werden können.

2. Projektmanagement

Pipedrive logoIm Bereich der Remote-Teams dient ein spezielles Projektmanagement-Tool als entscheidender Kompass für den Erfolg. Es sorgt für Klarheit, indem es die Teammitglieder aufeinander abstimmt, die Zusammenarbeit durch Echtzeitkommunikation optimiert und die Verantwortlichkeit durch die Verfolgung von Aufgaben und Terminen erhöht. Darüber hinaus vereinfacht es die Berichterstattung und Analyse und ermöglicht eine datengestützte Entscheidungsfindung. Letztlich geht es bei diesem Tool nicht nur um Bequemlichkeit, sondern auch um die Optimierung von Effizienz und Effektivität, was es für Remote-Teams, die sich im digitalen Zeitalter behaupten wollen, unverzichtbar macht.

Wir haben eine ganze Reihe von Projektmanagement-Tools ausprobiert und sind derzeit dabei, auf Pipedrive umzusteigen. Pipedrive ist ein hervorragendes Projektmanagement-Tool, weil es unglaublich intuitiv und flexibel ist. Es hilft dir dabei, deine Projekte, Aufgaben und Termine problemlos zu verfolgen. Außerdem verfügt es über gute visuelle Funktionen wie Drag-and-Drop-Boards, die die Verwaltung von Aufgaben zu einem Kinderspiel machen. Es ist, als hätte man einen persönlichen Projektmanager in der Tasche, mit dem man immer organisiert ist und den Überblick behält. Es lohnt sich auf jeden Fall, es auszuprobieren!

slack logo3. Schriftliche Kommunikation

Wenn du eines aus diesem Artikel mitnimmst, dann das: Bitte hör auf, E-Mails an deine Kolleg*innen zu schicken! E-Mails eignen sich hervorragend, um mit Kund*innen und Partnern in Kontakt zu treten, aber niemals für die interne Kommunikation. Ein einziges spezielles Tool für die schriftliche Kommunikation ist ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt für den Erfolg. Es fördert Klarheit und Konsistenz, stellt sicher, dass Nachrichten und Informationen leicht zugänglich sind und verringert das Risiko von Missverständnissen. Dieses einheitliche Instrument fördert Transparenz, Integration und Effizienz und vereinfacht die Zusammenarbeit und Teamarbeit über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg. Letztlich ist es das digitale Lagerfeuer, an dem sich die Mitglieder von Remote-Teams treffen, um sich zu vernetzen, Ideen auszutauschen und nahtlos zusammenzuarbeiten, was es zu einem unverzichtbaren Pluspunkt in der modernen Welt der Remote-Arbeit macht.

Wir verwenden Slack nun schon seit mehreren Jahren als Kommunikationstool und würden nie wieder zurückgehen. Slack ist ein erstaunliches Tool für die schriftliche Kommunikation, weil es wie ein Chatroom für dein Team ist. Du kannst Kanäle für verschiedene Projekte oder Themen erstellen, was die Organisation von Unterhaltungen erleichtert. Außerdem kannst du Dateien und Links austauschen und sogar andere Anwendungen integrieren, was sehr praktisch ist. Es ist wie ein virtueller Wasserspender, in dem du mit deinem Team chatten, schnelle Fragen stellen und alle auf dem Laufenden halten kannst. Außerdem ist die Suchfunktion ein Lebensretter, wenn du eine wichtige Nachricht von vor einem Monat wiederfinden musst. Es handelt sich also nicht nur um eine Messaging-App, sondern um eine Drehscheibe für Teamzusammenarbeit und Kommunikation.

logo gather.town4. Videokonferenzen

Dies ist von entscheidender Bedeutung bei der Arbeit mit einem Remote-Team. Besprechungen und informelle Gespräche sollten immer im Videoformat stattfinden, und nichts anderes. Ein spezielles Tool für Videokonferenzen dient als wichtige Brücke für virtuelle menschliche Verbindungen und Zusammenarbeit. Es bietet die unschätzbare Interaktion von Angesicht zu Angesicht, die die Moral und das Vertrauen im Team stärkt und gleichzeitig die Kreativität und Produktivität durch Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen fördert. Darüber hinaus spart es Zeit, rationalisiert die Entscheidungsfindung und den Informationsaustausch und bietet den Vorteil, Besprechungen zu Referenz- und Dokumentationszwecken aufzuzeichnen. Letztlich ist dieses Tool der Dreh- und Angelpunkt für eine effektive Kommunikation und Teamarbeit und bringt im digitalen Zeitalter entfernte Teammitglieder näher zusammen, unabhängig von ihrem geografischen Standort.

Das ist für uns eine einfache Sache. Die Plattform gather.town beherbergt unser virtuelles Büro, das einzige Tool für Videokonferenzen, das wir brauchen und nutzen. Es ist ein großartiges Tool für Videokonferenzen, denn es ist, als würde man in eine virtuelle Welt eintreten, in der man Besprechungen abhalten und mit seinem Team auf eine sehr interaktive Weise zusammenarbeiten kann. Du erstellst deinen eigenen virtuellen Raum, und die Avatare deines Teams können herumlaufen und miteinander chatten, genau wie im richtigen Leben. Das ist ideal für Teambuilding-Aktivitäten, Brainstorming-Sitzungen oder auch nur für zwanglose Gespräche. Außerdem machen Videoanrufe so viel mehr Spaß und sind ansprechender als das übliche Raster aus Gesichtern. Wenn du das Tool selbst ausprobieren möchten, dann spare mit unserer Hilfe 10% bei deinem gather.town-Abo!

Side-note:

Was für uns funktioniert, muss nicht unbedingt auch für dich gelten. Probier also verschiedene Tools aus, um die perfekte Lösung zu finden.

Remote Kommunikation und Konfliktmanagement

Kommunikation ist eine heikle Angelegenheit, aber mit dem richtigen Handwerkszeug ersparst du dir bereits eine Menge Ärger. Bevor dieser Artikel endet, möchten wir dich jedoch mit zwei unserer wertvollsten Kommunikationstipps verabschieden.

  1. Wenn du Konfliktsignale in einer E-Mail oder einem Chat mit Mitarbeitenden wahrnimmst, greif sofort zum Telefon oder, noch besser, benutze die Webcam. Es ist unmöglich, Tonfall oder Körpersprache in Texten zu verwenden, was schnell zu großen Konflikten führen kann, die oft auf einfachen Missverständnissen beruhen. Wenn Spannungen in der Luft liegen, solltest du einen Videoanruf tätigen.
  2. Nimm es nicht persönlich, wenn jemand schlecht gelaunt ist. Betrachte die Person als ein menschliches Wesen, das genauso gestresst sein kann wie du selbst. Geh auf die Person zu, sei einfühlsam und zeige Verständnis. Nur wenn du auf derselben Seite stehst wie die Person, wird sie verstehen, warum die schlechte Stimmung kontraproduktiv für den Erfolg des Teams ist. Jede*r kann die Verantwortung für diese Aufgabe übernehmen. Teammitglieder mit einer starken Ausprägung des beständigen Persönlichkeitstyps, sind dafür besonders gut geeignet.

Schlusswort

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass virtuelle Teams kein vorübergehender Trend sind; sie sind die Zukunft der Arbeit. Die Einführung des Konzepts der virtuellen Teams kann eine Welt voller Möglichkeiten eröffnen, von der Erschließung globaler Talente bis hin zur Erreichung einer beispiellosen Flexibilität. Der Weg zum Erfolg ist jedoch nicht frei von Hindernissen. Wenn du die Grundlagen virtueller Teams verstehst, dich mit den Herausforderungen auseinandersetzt und bewährte Strategien umsetzt, kannst du dein virtuelles Team zu Höchstleistungen führen. Die Reise mag ihre Höhen und Tiefen haben, aber das Ziel ist die Mühe wert.

VIDEO: Kollaboration mit virtuellen Teams meistern (Englisch)