KI in der Steuerkanzlei: Was § 203 StGB und die DSGVO erlauben und was du deinen Mandanten schuldest [2026]

KI in der Steuerkanzlei ist zulässig, wenn zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: Der Anbieter ist als mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 und 4 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet, und die Verarbeitung der Mandantendaten erfüllt die DSGVO, inklusive AVV und, bei Lohn- und Gesundheitsdaten, Art. 9. Ein privater ChatGPT-Account erfüllt keine der beiden. Eine Plattform mit EU-Hosting, unterschriebener Verpflichtungserklärung, AVV und Berechtigungen je Mandantenakte erfüllt beide.

Dieser Leitfaden richtet sich an die 53.932 Steuerberaterpraxen in Deutschland und ihre österreichischen Kolleginnen unter dem Wirtschaftstreuhandberufsgesetz. Er erklärt, was die Reform von § 203 aus dem Jahr 2017 tatsächlich erlaubt, wo die DSGVO Pflichten ergänzt, die das Strafrecht nicht kennt, welche fünf Fragen jedes Anbietergespräch entscheiden, welche Anwendungsfälle sich zuerst rechnen und wie DATEV, ChatGPT, Copilot und eine eigene Plattform abschneiden, wenn die Kanzlei Berufsgeheimnisträger ist.

Seit der Reform vom 9. November 2017 darf eine Steuerberaterin Mandantengeheimnisse sonstigen mitwirkenden Personen offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist, und der Gesetzgeber hat Betrieb, Wartung und externe Speicherung von IT-Systemen ausdrücklich als solche Tätigkeit genannt. Dieser Satz macht Cloud-Software und damit Cloud-KI für Berufsgeheimnisträger rechtlich überhaupt möglich. Die Bedingung steht einen Absatz weiter: Die mitwirkende Person muss zur Geheimhaltung verpflichtet werden, und ein Anbieter, der danach ein Geheimnis offenbart, riskiert nach § 203 Abs. 4 bis zu ein Jahr Freiheitsstrafe. Hast du den Anbieter nie verpflichtet, liegt das strafrechtliche Risiko bei dir, nicht bei ihm; die innFactory-Analyse zu § 203 und Public Cloud nennt das zu Recht kein Kavaliersdelikt.

Daraus folgen drei Dinge für KI-Werkzeuge. Erstens: Die Verpflichtungserklärung ist ein eigenes Dokument neben dem AVV; die AVV-Checkliste deckt Art. 28 DSGVO ab, nicht § 203. Zweitens: Jedes Glied der Kette zählt. Schickt deine Plattform Eingaben an einen Modellanbieter, ist auch dieser mitwirkende Person und muss verpflichtet werden; deshalb ist eine Plattform, die dir ihre Unterauftragsverarbeiter und deren Verpflichtungen zeigen kann, mehr wert als eine, die das nicht kann. Drittens: Erforderlichkeit ist eine echte Prüfung. Eine ganze Mandantenakte hochzuladen, um eine zweizeilige Mail zu formulieren, ist nicht erforderlich; eine Plattform, die den Umfang dessen, was das Modell je Aufgabe sieht, eingrenzen lässt, hält dich auf der richtigen Seite dieses Wortes.

Die DSGVO ergänzt drei Pflichten, die das Strafrecht nicht kennt. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 mit jedem KI-Anbieter, mit einer Liste der Unterauftragsverarbeiter, die du wirklich lesen kannst. Eine Rechtsgrundlage für besondere Kategorien nach Art. 9, sobald Lohn durch das Werkzeug läuft: Krankheitstage, Konfession für die Kirchensteuer, Schwerbehinderung und Gewerkschaftszugehörigkeit sind besondere Kategorien und stehen in ganz gewöhnlichen Lohnakten. Und eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35, wenn du Mandantendaten in großem Umfang mit einer neuen Technologie verarbeitest, und eine KI-Plattform über den gesamten Mandantenstamm ist genau das. Die DSFA-Vorlage ist für diesen Fall gebaut.

Die praktische Falle ist nicht der Vertrag, sondern der Prompt. Mitarbeitende fügen Mandantenname, Steuernummer und Kontoauszug in ein Chat-Fenster ein, weil das der schnellste Weg zu einer Antwort ist. Eine Plattform, die diese Bezüge selbst aus einem angebundenen System auflöst, mit Berechtigungen je Mandantenakte, sorgt dafür, dass niemand etwas einfügen muss, und das Protokoll zeigt, welche Akte das Modell gelesen hat. Das ist der Unterschied zwischen einer Richtlinie und einer Kontrolle.

Dein DSB stellt dieselben zwölf Fragen wie bei jedem anderen KI-Werkzeug; die Checkliste KI und Datenschutzbeauftragter listet sie mit den Nachweisen. Für den häufigsten Einstieg zeigt ChatGPT Business DSGVO Stufe für Stufe, wo Datenresidenz und AVV enden.

Die besten ersten Anwendungsfälle in einer Kanzlei haben zwei Eigenschaften gemeinsam: Die Eingabe liegt bereits in einem System der Kanzlei, und das Ergebnis wird von einer Berufsträgerin geprüft, bevor es das Haus verlässt. Mandantenfragen zu Fristen, ein Antwortentwurf auf ein Schreiben des Finanzamts, die Zusammenfassung eines 40-seitigen Prüfungsberichts und ein durchsuchbares Gedächtnis aller Rundschreiben, die dein Verband je verschickt hat, sind alle von dieser Art. Vollautomatische Abgabe ist es nicht, und die KI-Verordnung behandelt manche HR-nahen Einsätze ab Dezember 2027 als Hochrisiko.

Die Tabelle sortiert gängige Anwendungsfälle nach der Datenklasse, die sie berühren, und nach dem Aufbau, der sie zulässig macht. Zeitangaben fehlen bewusst, wo wir keine Quelle haben; das DStV-Whitepaper zu KI-Assistenten vom Februar 2025 ist der ehrliche Ausgangspunkt für Erwartungen.

Die meisten Kanzleien werden zwei Dinge betreiben: die KI, die bereits in ihrer Kanzleisoftware steckt, und einen allgemeinen Assistenten für alles, was die Kanzleisoftware nicht tut. Das Erste ist DATEV-Gebiet und für Belege und Buchungen die richtige Antwort, weil die Daten das DATEV-Rechenzentrum nie verlassen. Das Zweite ist der Ort, an dem die § 203-Frage tatsächlich entsteht, weil dort die Mitarbeitenden zu ChatGPT greifen.

Die Tabelle vergleicht die realistischen Optionen für diese zweite Schicht. Sie ist bewusst fair zu DATEV und bewusst hart zu uns: Teamo AI ist eine betreute Plattform, und eine Kanzlei, die physisch getrennten Betrieb verlangt, sollte stattdessen auf Selbstbetrieb schauen. Das breitere Anbieterfeld findest du in den ChatGPT-Alternativen für den Mittelstand und den Sechs-Bestandteile-Test in was ein KI-Betriebssystem für Unternehmen ist.

Kanzleien, die Langdock schon getestet haben, sollten vor der Verlängerung den Leitfaden Langdock Alternative lesen.

Zwei Daten zählen. Seit dem 2. Februar 2025 muss jeder Betreiber nach Art. 4 KI-Kompetenz beim Personal sicherstellen; für eine Kanzlei heißt das eine dokumentierte Schulung, die abdeckt, was eingegeben werden darf, was geprüft werden muss und wie man eine falsche Antwort erkennt; der Leitfaden zur Schulungspflicht nach Art. 4 liefert den Lehrplan. Ab dem 2. Dezember 2027, nach der Verschiebung im Digital Omnibus, gilt KI für Einstellung, Beförderung oder Beurteilung der eigenen Beschäftigten als Hochrisiko nach Anhang III, mit Pflichten zu menschlicher Aufsicht und Protokollierung. Mandantenarbeit ist kein Hochrisiko, bleibt aber jeden einzelnen Tag ein § 203-Thema.

All das gehört in ein Dokument: eine KI-Richtlinie der Kanzlei. Das KI-Richtlinie-Muster für Unternehmen enthält die zwölf Klauseln; für eine Kanzlei ergänzt du die Verpflichtungserklärung und die Regel, dass Mandantenkennungen nie in ein Werkzeug gelangen, das nicht nach § 203 verpflichtet ist. Österreichische Kanzleien haben dieselbe Struktur unter § 80 Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017, der die Verschwiegenheitspflicht der Wirtschaftstreuhänder und ihrer Gehilfen trägt.

§ 203 wurde 2017 genau dafür neu gefasst, dass Berufsträger externe IT nutzen können, ohne eine Straftat zu begehen. Der Preis ist ein Dokument, das die meisten Anbieter noch nie gesehen haben, und Disziplin bei dem, was in einen Prompt gelangt. Kanzleien, die beides klären und die Regel in eine Richtlinie schreiben, bekommen die Produktivität, die sich ihre Mitarbeitenden bereits aus privaten Accounts holen, ohne das Risiko.

Starte mit den zwei Anwendungsfällen, die kein Mandantengeheimnis berühren, dem Rundschreiben-Gedächtnis und den Mandanten-FAQ. Verpflichte den Anbieter, unterschreibe den AVV, mach die Schulung. Dann hol die Mandantenarbeit Akte für Akte auf die Plattform, mit der Berechtigungs-Demo als Abnahmetest.