6 Lean Management Methoden für Einsteiger (+ Beispiel)

Nun, da wir die Grundlagen des Lean-Managements behandelt haben, ist es Zeit, einen Blick auf Lean Methoden im realen Leben zu werfen. Wir stellen dir sechs beliebte Lean Management Methoden vor und zeigen dir, wie sie funktionieren und wann du sie anwenden solltest. Um es einfach zu halten, decken wir die Grundlagen jeder Methode ab, damit du einen Überblick über die Vielfalt der Lean-Management-Methoden erhältst.

1. 5S-Methode

5S ist eine einfache Lean-Management-Methodologie, aber ein leistungsstarkes Werkzeug, um deinen Arbeitsplatz zu organisieren und die Effizienz zu verbessern. Der Name “5S” steht für fünf japanische Wörter, die jeweils mit dem Buchstaben “S” beginnen und die Schritte der Methode beschreiben. Werfen wir einen Blick auf diese Schritte:

1. Schritt: Sortieren (Seiri)
   Der erste Schritt besteht darin, alle Gegenstände an deinem Arbeitsplatz zu sortieren und das Notwendige vom Unnötigen zu trennen. Du kannst es dir wie das Ausmisten deines Kleiderschrankes vorstellen. Du möchtest nur die Kleidung behalten, die du tatsächlich trägst, der Rest kommt in den Second-Hand-Laden.
2. Schritt: Ordnung setzen (Seiton)
   Sobald du die wesentlichen Gegenstände aussortiert hast, ist der nächste Schritt, sie in einer gut organisierten Weise anzuordnen. Alles sollte seinen festgelegten Platz haben, damit du und deine Kolleginnen es schnell und einfach finden können. Du könntest es dir vorstellen wie das Anordnen deiner Pizzazutaten auf deiner Arbeitsplatte so, dass es einfach und schnell ist, deine Pizza vorzubereiten.
3. Schritt: Säubern (Seiso)
   Der nächste Schritt ist, deinen Arbeitsplatz regelmäßig zu reinigen und instand zu halten. Ein sauberer Arbeitsplatz sieht nicht nur schön aus, sondern hilft auch, Probleme wie undichte Wasserhähne oder defekte Werkzeuge frühzeitig aufzudecken. Also schnapp dir deinen Mopp und deinen Staubwedel und lass deinen Arbeitsplatz strahlen!
4. Schritt: Standardisieren (Seiketsu)
   Wenn du sortiert, arrangiert und gereinigt hast, ist es wichtig, Standards und Arbeitsabläufe festzulegen, um diesen verbesserten Zustand aufrechtzuerhalten. Alle im Team sollten dieselben Regeln befolgen, wie die Verwendung des gleichen Pizzarezepts. Dies gewährleistet, dass die Verbesserungen nachhaltig sind.
5. Schritt: Sichern (Shitsuke)
   Der letzte Schritt besteht darin, eine Disziplin und Kultur zu entwickeln, die sicherstellen, dass die 5S-Prinzipien kontinuierlich befolgt werden. Dies kann Schulungen und regelmäßige Überprüfungen erfordern, um sicherzustellen, dass die 5S-Methode ein natürlicher Teil deiner täglichen Arbeit wird. Sobald du die 5S-Methode gemeistert hast, hast du nicht nur einen sauberen und gut organisierten Arbeitsplatz, sondern du verbesserst auch die Effizienz und legst den Grundstein für weitere Lean-Verbesserungen.

2. Kaizen

Kaizen ist nicht nur ein lustiges Wort, sondern auch eine unglaublich wirkungsvolle Lean Management Methode. Der Begriff “Kaizen” stammt aus dem Japanischen und kann als “Veränderung zum Besseren” oder “kontinuierliche Verbesserung” übersetzt werden. Und genau darum geht es bei dieser Methode. Kaizen ist eine Philosophie, die alle Mitarbeiter in einem Unternehmen ermutigt, ständig nach Wegen zur Verbesserung von Prozessen zu suchen und gemeinsam daran zu arbeiten, diese Verbesserungen umzusetzen.

Die 3 Säulen des Kaizen

Kaizen basiert auf drei grundlegenden Säulen, die für seinen Erfolg unerlässlich sind:

• Teamarbeit
  Die erste Säule ist die Teamarbeit. Um Kaizen erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiterinnen als Team zusammenarbeiten. Durch die Kombination verschiedener Perspektiven und Erfahrungen können kreative Lösungen entwickelt werden, und es kann sichergestellt werden, dass Verbesserungen von allen akzeptiert und umgesetzt werden.
• Disziplin
  Die zweite Säule ist die Disziplin. Die Umsetzung von Kaizen erfordert Disziplin und Engagement. Es ist wichtig, regelmäßig Zeit für Verbesserungsaktivitäten vorzusehen und einen strukturierten Ansatz zu verfolgen, um neue Ideen zu identifizieren, zu testen und umzusetzen.
• Persönliches Engagement
  Die dritte Säule ist das persönliche Engagement. Jede Mitarbeiterin sollte ermutigt werden, ihre Ideen einzubringen und sich aktiv am Verbesserungsprozess zu beteiligen. Dies kann durch Schulungen, regelmäßiges Feedback und die Schaffung eines Umfelds, das offene Kommunikation und den Austausch von Ideen fördert, erreicht werden. Mit diesen drei Säulen kannst du die Grundlage für eine erfolgreiche Kaizen-Kultur in deinem Unternehmen schaffen und das volle Potenzial deiner Mitarbeiterinnen freisetzen.

Der Kaizen-Zyklus: Kaizen anwenden

Die Umsetzung von Kaizen erfolgt nach einem einfachen Zyklus, der aus sechs Schritten besteht:

1. Schritt: Prozesse standardisieren
   Der erste Schritt besteht darin, Standards für den Prozess festzulegen, den du verbessern möchtest. Diese Standards dienen als Referenzpunkt und helfen, Abweichungen und Probleme zu identifizieren. Du könntest zum Beispiel einen Standardprozess für die Zubereitung deiner Pizza festlegen, um sicherzustellen, dass jede Pizza konsistent köstlich ist.
2. Schritt: Beobachten und dokumentieren
   Der nächste Schritt ist, den Prozess zu beobachten und zu dokumentieren, wie er derzeit durchgeführt wird. Dies kann helfen, Verschwendung, Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Du könntest beispielsweise beobachten, wie deine Mitarbeiterinnen die Pizza zubereiten, und die einzelnen Arbeitsschritte dokumentieren.
3. Schritt 3: Probleme und Verschwendung identifizieren
   Im nächsten Schritt analysierst du den beobachteten Prozess, um Probleme und Verschwendungen zu identifizieren. Dies kann zum Beispiel unnötige Wartezeiten, Überproduktion oder Mängel am Produkt umfassen. Durch die Identifizierung dieser Probleme kannst du deine Verbesserungsbemühungen priorisieren und dich auf die kritischsten Bereiche konzentrieren.
4. Schritt: Lösungen entwickeln und testen
   In diesem Schritt entwickelst du mit deinem Team potenzielle Lösungen für die identifizierten Probleme. Diese Lösungen sollten praktisch, kosteneffizient und darauf ausgerichtet sein, die Ursachen der Probleme zu beseitigen. Sobald du deine Ideen entwickelt hast, kannst du sie in kleinem Maßstab testen, um zu sehen, ob sie in der Praxis funktionieren. Du könntest zum Beispiel einen neuen Prozess zur Zubereitung der Pizza in einem Abschnitt deiner Küche testen.
5. Schritt 5: Umsetzen und messen
   Nachdem du eine vielversprechende Lösung gefunden hast, kannst du sie in größerem Maßstab umsetzen. Stelle sicher, dass du deine Mitarbeiterinnen in dem neuen Prozess schulst und ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellst. Nach der Umsetzung ist es wichtig, die Auswirkungen der Verbesserung zu messen. Dies kann durch den Vergleich von Kennzahlen wie der Zeit, die für die Vorbereitung der Pizza vor und nach der Verbesserung benötigt wird, erfolgen.
6. Schritt 6: Standardisieren und fortfahren
   Wenn sich die Verbesserung als wirksam erweisen hat, kannst du sie in deinen Standardprozess integrieren und als neuen Standard etablieren. Stelle sicher, dass du deine Dokumentation aktualisierst und Schulungen bereitstellst, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterinnen mit der neuen Arbeitsweise vertraut sind. Anschließend kannst du den Zyklus erneut starten, indem du nach dem nächsten Verbesserungsbereich suchst. Indem du diesen kontinuierlichen Verbesserungszyklus befolgst, kannst du deine Prozesse effizienter gestalten, Verschwendung reduzieren und eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung schaffen. Herzlichen Glückwunsch, du bist jetzt ein Kaizen-Meister!

3. Wertstromanalyse (VSM)

Die Wertstromanalyse (VSM) ist wie eine Schatzkarte, die dir hilft, verborgene Schätze in deinen Prozessen zu entdecken. Diese Methode des Lean Managements ermöglicht es dir, den gesamten Wertstrom eines Produkts oder Dienstleistung zu visualisieren und zu analysieren, von der Kundenanfrage bis zur Lieferung des Endprodukts. Durch die Erstellung einer Value-Stream-Map kannst du Verschwendung, Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und einen Plan entwickeln, um deinen Wertstrom effizienter und kundenorientierter zu gestalten. Eine Wertstromkarte umfasst in der Regel die folgenden Elemente:

• Kundennachfrage
  Am Anfang des Wertstroms zeigst du die Nachfrage des Kunden, zum Beispiel wie viele Pizzen deine Kundinnen pro Tag bestellen.
• Prozessschritte
  Dann werden alle einzelnen Prozessschritte, die notwendig sind, um diese Kundennachfrage zu erfüllen, abgebildet, vom Bestellen der Zutaten bis zum Backen und Ausliefern der Pizza.
• Zeit- und Informationsflüsse
  Es werden auch der Fluss von Zeit und Informationen zwischen den einzelnen Prozessschritten angegeben. Dies hilft dir zu verstehen, wie lange es dauert, einen Schritt abzuschließen, und wie Informationen von einem Punkt zum anderen im Wertstrom weitergeleitet werden.
• Bestand
  Du dokumentierst die Bestandsniveaus an verschiedenen Stellen im Wertstrom. Dies kann dir dabei helfen zu identifizieren, wo du zu viel Lagerbestand hast, der dein Kapital bindet, oder zu wenig Lagerbestand, was zu Unterbrechungen im Prozess führen kann.
• Warte- und Durchlaufzeiten
  Du erhebst die Wartezeiten zwischen den Prozessschritten und die Gesamtdurchlaufzeit von der Kundennachfrage bis zur Produktlieferung. Dies kann dir helfen, Engpässe aufzudecken und Möglichkeiten zu identifizieren, Wartezeiten zu reduzieren und schneller und reaktionsfähiger auf Kundenbedürfnisse zu reagieren.
• Qualitätskontrollpunkte
  Du markiers Stellen im Wertstrom, an denen die Qualitätskontrolle stattfindet. Dies hilft dir sicherzustellen, dass du hochwertige Produkte an deine Kundinnen lieferst (siehe auch: Qualitygates).
• Verbesserungsmöglichkeiten
  Zuletzt gibst du die identifizierten Verbesserungsmöglichkeiten an, die du im Rahmen des Kartierungsprozesses herausgearbeitet hast. Dazu könnten Dinge gehören wie die Beseitigung unnötiger Prozessschritte, die Reduzierung von Wartezeiten oder die Verbesserung des Informationsflusses. Durch die Erstellung einer Value-Stream-Map können du und dein Team ein umfassendes Verständnis für deinen Wertstrom gewinnen und gemeinsam daran arbeiten, ihn effizienter und effektiver zu gestalten.

4. Kanban

Kanban ist nicht nur eine Lean-Management-Methodologie, sondern auch ein visuelles Managementsystem, das dir hilft, deine Aufgaben und Prozesse zu kontrollieren. Das Wort “Kanban” stammt aus dem Japanischen und kann als “Tafel” oder “visuelle Karte” übersetzt werden. Der Kern der Kanban-Methode ist ein Kanban-Board, das eine Art Aufgabenübersicht darstellt und deinen Arbeitsfluss visuell abbildet. Ein typisches Kanban-Board besteht (mindestens) aus folgenden Spalten:

• To-Do
  Diese Spalte zeigt alle Aufgaben, die noch erledigt werden müssen. Zum Beispiel könntest du hier alle Pizzabestellungen auflisten, die eingegangen, aber noch nicht bearbeitet wurden.
• In-Progress
  Die nächste Spalte zeigt die Aufgaben, die derzeit bearbeitet werden. Das gibt dir und deinem Team einen Überblick über die Aufgaben, die momentan in Arbeit sind, und hilft, die Arbeit im “to-do” zu begrenzen, damit du dich darauf konzentrieren kannst, Aufgaben abzuschließen, bevor neue begonnen werden.
• Done
  Die letzte Spalte zeigt die Aufgaben, die bereits abgeschlossen sind. Das ermöglicht es dir, deinen Fortschritt zu verfolgen und deine Erfolge zu feiern. Du kannst es dir wie eine Ruhmeshalle für deine abgeschlossenen Pizzabestellungen vorstellen.

Wie verwendet man ein Kanban-Board?

Du kannst dein Kanban-Board auf einer physischen Tafel mit Karten oder digital mit Hilfe von Software erstellen (wir verwenden hierfür gerne Miro). Jede Aufgabe wird durch eine Karte repräsentiert, die Informationen über die Aufgabe wie eine Beschreibung, den Fälligkeitstermin und die verantwortliche Person enthält. Diese Karten kannst du von Spalte zu Spalte verschieben, wenn sich der Status der Aufgabe ändert. Wenn du zum Beispiel damit beginnst, eine Pizza vorzubereiten, verschiebst du die entsprechende Karte von der “to-do”-Spalte in die “in-progress”-Spalte, und wenn die Pizza fertig zur Auslieferung ist, kommt die Karte in die “Done”-Spalte. Diese visuelle Darstellung deines Arbeitsablaufs hilft dir auf einen Blick zu sehen, welche Aufgaben in Arbeit sind, wo es möglicherweise Engpässe gibt und wo du deinen Prozess verbessern kannst. Die Kanban-Methode beinhaltet auch Prinzipien wie die Begrenzung der Arbeit im “to-do”, das Definieren deiner Prozessrichtlinien und die kontinuierliche Verbesserung deines Prozesses.
Indem du diese Prinzipien befolgst und ein Kanban-Board verwendest, kannst du den Fluss deiner Arbeit verbessern, deine Effizienz steigern und Stress und Chaos reduzieren. Also, schnapp dir dein Kanban-Board und mach dich bereit, mehr Ordnung und Kontrolle in deine Arbeit zu bringen.

5. Poka-Yoke

“Poka-Yoke” ist ein weiterer lustig klingender japanischer Begriff, der deine Prozesse erheblich verbessern kann. Er kann als “Fehlervermeidung” oder “Vorbeugung unbeabsichtigter Fehler” übersetzt werden. Die Lean Management Methode Poka-Yoke zielt darauf ab, Fehler und Mängel in deinen Prozessen zu verhindern, bevor sie auftreten. Dies wird durch die Umsetzung einfacher und effektiver Maßnahmen erreicht, die es unmöglich machen oder zumindest schwierig, Fehler zu machen. Werfen wir einen Blick auf ein paar Beispiele für Poka-Yoke in Aktion:

Beispiel 1: Formcodierung

Unter Formcodierung versteht man die Verwendung der Form eines Teils, um sicherzustellen, dass es richtig zusammengebaut wird. Du könntest beispielsweise deine Pizzableche und deinen Pizzaofen so gestalten, dass die Bleche nur in eine Richtung eingeschoben werden können. Dies stellt sicher, dass deine Mitarbeiterinnen die Bleche nicht versehentlich falsch herum in den Ofen legen können, was zu verbrannten Pizzen und unzufriedenen Kundinnen führen könnte.

Beispiel 2: Zählprüfung

Bei der Zählprüfung wird die Anzahl der Elemente überprüft, um sicherzustellen, dass nichts fehlt. In deiner Küche könntest du diese Methode anwenden, indem du eine Checkliste für alle Zutaten deiner Pizzen hast. Bevor du mit der Zubereitung einer Pizza beginnst, kannst du oder deine Mitarbeiterinnen schnell die Zutaten auf der Liste abhaken, um sicherzustellen, dass nichts fehlt und dass du den köstlichen Mozzarella nicht versehentlich vergisst.

Beispiel 3: Farbcodierung

Die Farbcodierung bedeutet, Farben zu verwenden, um verschiedene Elemente zu unterscheiden oder richtige und falsche Positionen anzuzeigen. Du könntest die Farbcodierung verwenden, indem du deine Pizzakartons mit unterschiedlich farbigen Aufklebern markierst, um anzuzeigen, welche Pizzen für die Lieferung und welche für die Abholung sind. Dies hilft sicherzustellen, dass deine Kundinnen ihre Pizzen richtig erhalten und es keine Verwechslungen gibt.

Beispiel 4: Zweihandbedienung

Die Zweihandbedienung ist eine Sicherheitsfunktion, die erfordert, dass beide Hände gleichzeitig eingesetzt werden, um eine Aufgabe auszuführen. Du könntest dies auf deine Pizzaschneidemaschine anwenden, indem du einen Mechanismus installierst, der von deinen Mitarbeiterinnen verlangt, dass sie Knöpfe auf beiden Seiten der Maschine gleichzeitig drücken, um die Schneidemesser zu aktivieren. Auf diese Weise kannst du Unfälle und Verletzungen verhindern, indem sichergestellt wird, dass die Maschine nur verwendet wird, wenn beide Hände sicher von den Klingen entfernt sind.

Durch die Umsetzung dieser und anderer Poka-Yoke-Maßnahmen kannst du die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Mängeln in deinen Prozessen verringern, die Qualität deiner Produkte und Dienstleistungen verbessern und Zeit und Geld sparen, die du sonst in Nacharbeit oder Kundenbeschwerden investieren müsstest.

6. PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist eine grundlegende Lean Management Methode, die für “Plan-Do-Check-Act” oder “Plan-Do-Check-Adjust” steht. Diese Methode ist wie ein Kompass, der dich durch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess führt. Der PDCA-Zyklus besteht aus vier miteinander verbundenen Schritten:

1. Planung: Der erste Schritt besteht darin, die Verbesserung zu planen. Hier definierst du das Ziel und das Problem, das du lösen möchtest. Zum Beispiel könnte dein Ziel sein, die Lieferzeit deiner Pizzen zu reduzieren, und das Problem ist, dass deine Lieferwege nicht optimiert sind. Du entwickelst auch einen Aktionsplan, bestimmst welche Maßnahmen du ergreifen möchtest, und setzt klare Ziele und Kriterien, um den Erfolg deiner Verbesserung zu messen.
2. Durchführung: Der nächste Schritt ist die Umsetzung des Plans. Du und dein Team setzen die geplanten Maßnahmen um. Für unser Beispiel könnte dies bedeuten, dass du neue Lieferwege testest, die Fahrerinnen effizienter einteilst oder eine Lieferoptimierungssoftware verwendest. Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen kannst du praktische Erfahrungen und Daten sammeln.
3. Überprüfung: Im dritten Schritt analysierst und bewertest du die Ergebnisse. Du vergleichst die tatsächlichen Ergebnisse mit den Zielen und Kriterien, die du in der Planungsphase festgelegt hast. In unserem Beispiel siehst du nach, ob die neuen Lieferwege die Lieferzeit reduziert haben, ob deine Fahrerinnen effizienter sind und ob du Kosten gespart hast. Durch die Analyse der Ergebnisse kannst du Erfolge, aber auch Abweichungen und Probleme identifizieren.
4. Handeln: Der letzte Schritt besteht darin, Schlussfolgerungen aus der Bewertung abzuleiten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Wenn die Ergebnisse deine Ziele erreichen, kannst du den neuen, verbesserten Prozess standardisieren. In unserem Beispiel bedeutet dies, dass du die optimierten Lieferwege als neuen Standard festlegst und deine Fahrerinnen entsprechend schulst. Wenn die Ergebnisse deine Ziele nicht erreichen, identifizierst du die Ursachen der Abweichungen, lernst aus der Erfahrung und entwickelst neue Maßnahmen, um den Prozess weiter zu verbessern. Dies könnte die Verfeinerung der Lieferwege, die Ansprache von Fahrerproblemen oder andere Optimierungsoptionen umfassen. Durch die kontinuierliche Wiederholung des PDCA-Zyklus kannst du sicherstellen, dass deine Prozesse sich ständig verbessern und dein Unternehmen wettbewerbsfähig und effizient bleibt.