Du hast schon mal in einem Team gearbeitet? Dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es sich dabei um ein funktionales Team gehandelt hat – eine Gruppe von Menschen mit ähnlichen Fähigkeiten und Kenntnissen, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Aber was passiert, wenn du Menschen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen und Perspektiven zusammenbringst, um an einem Projekt zu arbeiten? Solche Teams nennt man auch Cross-Functional Teams. In diesem Beitrag erklären wir dir, was ein funktionsübergreifendes Team ist, wie die Arbeit darin funktioniert und welche Vorteile dieses Modell mit sich bringt.

Was ist ein Cross Functional Team?

TL;DR

Bei funktionsübergreifenden Teams kommen Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Abteilungen, z. B. Marketing, Finanzen und Operations, zusammen, die gemeinsam an einem Projekt oder Ziel arbeiten. Vorteil dieser Zusammensetzung ist, dass innovative Ideen leichter sprießen können und positive Geschäftsergebnisse leichter erzielt werden. Funktionsübergreifende Teams können allerdings auch eine Herausforderung für die Verwaltung und das Management sein. 

CROSS-FUNCTIONAL TEAMS: BEISPIEL

Um Cross-Functional Teams besser zu verstehen, haben wir ein Beispiel für dich mitgebracht. Angenommen, ein Unternehmen bringt ein neues Produkt auf den Markt. Ein funktionales Team könnte aus Mitgliedern der Marketingabteilung bestehen, die sich auf die Werbung für das Produkt konzentrieren, während das Produktentwicklungsteam an der Entwicklung des Produkts selbst arbeitet. An der Spitze eines cross-functional Teams steht oft eine situative Führungskraft. Diese beiden Teams arbeiten die meiste Zeit getrennt voneinander. Ein funktionsübergreifendes Team hingegen bezieht Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen, wie Marketing, Produktentwicklung, Finanzen und Operations, mit ein. Sie arbeiten gemeinsam an dem Projekt. Dies könnte zu einer besseren Produkteinführungsstrategie führen, die alle Aspekte des Unternehmens berücksichtigt.

Bei der Zusammenstellung eines funktionsübergreifenden Teams ist es wichtig, die für das Projekt erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu berücksichtigen. Ein Team zur Produkteinführung benötigt beispielsweise Fachwissen in den Bereichen Marktforschung, Produktdesign, Lieferkettenlogistik und Finanzprognosen. Der*Die Teamleiter*in könnte Teammitglieder mit diesen Fähigkeiten ermitteln und sie zur Teilnahme einladen.

VIELFALT ALS HAUPTMERKMAL EINES CROSS-FUNCTIONAL TEAMS

Ein Hauptmerkmal eines Cross-Functional Teams ist die Vielfalt. Da die Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Hintergründen kommen, bringen sie eine Reihe von Fähigkeiten, Erfahrungen und Perspektiven mit. Dies führt zu einer besseren Problemlösung und Kreativität, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen und schafft ein besseres Verständnis für die Probleme, mit denen andere Abteilungen des Unternehmens zu kämpfen haben.

Die Vielfalt kann jedoch auch zu Problemen bei der Kommunikation und Entscheidungsfindung führen. Teammitglieder haben möglicherweise unterschiedliche Prioritäten oder widersprüchliche Ziele, wodurch Spannungen oder Verzögerungen entstehen können. Daher ist es wichtig, klare Ziele und Erwartungen zu formulieren, kontinuierliche Kommunikation und Feedback zu liefern, sowie die Zusammenarbeit und gegenseitigen Respekt zu fördern. Hier ist eine Lektion, die wir bei teamazing gelernt haben: Stelle sicher, dass die Erfolge eines funktionsübergreifenden Teams auch als solche anerkannt werden.

WIE SCHAFFT MAN EIN FUNKTIONSÜBERGREIFENDES TEAM?

Um ein Team funktionsübergreifend zusammenzuführen, musst du die für das Projekt oder Ziel erforderlichen Fähigkeiten und Fachkenntnisse ermitteln. Erst dann kannst du Personen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenbringen, die über genau diese Fähigkeiten verfügen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass jede*r seine/ihre Rolle und seine/ihre Aufgaben versteht und die Kommunikation während des gesamten Projekts klar und offen ist. Bei der Zusammenstellung eines cross-functional Teams können dir einige Modelle behilflich sein, wie zum Beispiel der DISG-Test.  Dieser Test hilft dir dabei, ein Gefühl für die Eigenschaften deiner zukünftigen Teammitglieder zu bekommen (in unerem DISG-Workshop erklären wir, wie du das volle Potenzial dieses Modells nutzt). Das kann einen starken Einfluss auf die Harmonie in einem neu gegründeten Team haben. 

Darüber hinaus sollten die Teamleiter*innen den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, Beziehungen aufzubauen und sich gegenseitig kennenzulernen. So wird Vertauen aufgebaut und das Verständnis für das gemeinsame Ziel gefördert. Wir bei teamazing veranstalten regelmäßig Teambuilding-Events, um aktiv an unseren Werten zu arbeiten.

WAS SIND DIE VORTEILE VON CROSS-FUNCTIONAL TEAMS?

Der Einsatz von cross-functional Teams hat viele Vorteile. Schließlich gibt es einen Grund, warum wir bei teamazing eine Organisationsstruktur aufgebaut haben, die stark auf funktionsübergreifende Teams ausgerichtet ist. Zu den Vorteilen gehören:

  • Mehr Innovation und Kreativität: Kommen Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Perspektiven zusammen, können mehr Ideen entwickelt und neue Problemlösungsansätze erarbeitet werden.
  • Bessere Entscheidungsfindung: Funktionsübergreifende Teams können das Fachwissen und die Kenntnisse der einzelnen Teammitglieder nutzen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen und komplexe Probleme zu lösen.
  • Verbesserte Projektergebnisse: Durch die Zusammenarbeit und die Berücksichtigung mehrerer Perspektiven können funktionsübergreifende Teams bessere Ergebnisse erzielen als funktionale Teams, die isoliert arbeiten.
  • Verstärkte Zusammenarbeit: Funktionsübergreifende Teams funktionieren nur mit starker Zusammenarbeit und Teamwork, wodurch ein positives und produktives Arbeitsumfeld gefördert wird. Außerdem bringt es Kolleg*innen auf einer emotionalen Ebene zusammen.
  • Ressourcen und Fachwissen optimal nutzen: Funktionsübergreifende Teams können auf die Ressourcen und das Fachwissen verschiedener Abteilungen und Geschäftsbereiche zurückgreifen. Dadurch werden Unternehmensressourcen effizient und effektiv genutzt.

WAS SIND FUNKTIONSÜBERGREIFENDE FÄHIGKEITEN?

Funktionsübergreifende Fähigkeiten können in mehreren Bereichen eines Unternehmens angewendet werden. Dazu gehören beispielsweise Kommunikation, Problemlösung und Teamarbeit. Diese Fähigkeiten sind in funktionsübergreifenden Teams besonders wichtig, da die Teammitglieder effektiv mit Personen aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Hintergründen zusammenarbeiten müssen. Die Entwicklung funktionsübergreifender Fähigkeiten kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter*innen vielseitiger und wertvoller für ihr Unternehmen werden.

WIE KANN MAN AM BESTEN FUNKTIONSÜBERGREIFEND ARBEITEN?

Offene Kommunikation, Zusammenarbeit und Flexibilität in den Vordergrund zu stellen: Das ist unserer Erfahrung nach die beste Art, funktionsübergreifend zusammenzuarbeiten. Funktionsübergreifende Teams sollten klare Ziele und Erwartungen für das Projekt sowie ein gemeinsames Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen. Es ist wichtig, den Teammitgliedern fortlaufend Unterstützung und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit sie ihre Ziele erreichen können.

Effektive Kommunikation ist in funktionsübergreifenden Teams von entscheidender Bedeutung, da die Teammitglieder unterschiedliche Sichtweisen und Fachkenntnisse mitbringen. Jedes Teammitglied sollte den anderen aufmerksam zuhören, Fragen stellen und Feedback geben. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sind zentrale Faktoren, um alle auf den gleichen Stand zu bringen.

Zusammenarbeit ist in funktionsübergreifenden Teams besonders wichtig, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Das bedeutet, dass man Kompromisse eingehen und Lösungen finden muss, die für alle funktionieren. Unternehmen mit einer gesunden Fehlerkultur und Erfahrung im Konfliktmanagement werden also einen reibungslosen Übergang zu einer funktionsübergreifenden Teamstruktur erleben.

Und dann ist da noch die Flexibilität: Sie kommt ins Spiel, wenn unerwartete Herausforderungen auftreten. Die Teammitglieder sollten offen für neue Ideen und Ansätze sein und sich an veränderte Umstände anpassen. Das kann bedeuten, dass Prioritäten neu überdacht, Zeitpläne verschoben oder Erwartungen angepasst werden müssen. Erinnerst du dich noch an den DISG-Test? Ein Team mit einer Überladung an starken Egos könnte Schwierigkeiten dabei haben, Veränderungen anzunehmen.

WIE LÄSST SICH DIE FUNKTIONSÜBERGREIFENDE ZUSAMMENARBEIT BESCHREIBEN?

Die Zusammenarbeit ist der Punkt, mit dem viele funktionsübergreifende Teams anfangs Schwierigkeiten haben. In einem funktionsübergreifenden Kontext werden viel zu oft wichtige technische und organisatorische Faktoren übersehen. Während funktionsübergreifende Zusammenarbeit oft als Synonym für Teamarbeit verwendet wird, definieren wir von teamazing sie als eine Reihe von Werkzeugen und Regeln, die die Kommunikation und schnelle Entscheidungsfindung fördern. Hier sind drei Fragen, die du dir stellen solltest, bevor du ein neues Team gründest:

  • Welche Kommunikationsmittel werden verwendet und sind alle Beteiligten damit einverstanden? (z.B.: Verwenden wir Gather oder MS Teams?)
  • Gibt es Regeln, die sicherstellen, dass es keine Engpässe in unserer Kommunikation gibt? Fixe Termine für Jour Fixes, Regeln für Reaktionszeiten oder eine Kultur der offenen Zeitpläne sind Teil unserer eigenen Regeln bei teamazing.
  • Eine klare Hierarchie für die Entscheidungsfindung: Es ist völlig in Ordnung, eine flache Hierarchie zu haben, wie wir es tun. Geht es allerdings um eine agile Entscheidungsfindung, ist eine klare “Befehlskette” der Schlüssel.

WELCHES SIND DIE DREI HAUPTROLLEN, DIE MAN IN EINEM FUNKTIONSÜBERGREIFENDEN TEAM FINDET?

In der Regel gibt es drei Hauptrollen in einem funktionsübergreifenden Team: Der/Die Projektleiter*in, die Fachexpert*innen und die Teammitglieder.

Der/Die Projektleiter*in

Diese Person ist für die Leitung des Projekts verantwortlich und stellt sicher, dass das Team auf Kurs bleibt und seine Ziele erreicht. Dazu gehören die Entwicklung und Kommunikation von Projektplänen, die Verfolgung des Fortschritts und die Identifizierung und Lösung von Problemen, sobald sie auftreten.

Fachliche Expert*innen

Dies sind Personen mit spezifischen Kenntnissen und Fachwissen in einem bestimmten Bereich, die ihre Fähigkeiten in das Projekt einbringen. Diese Teammitglieder bringen wertvolles Wissen sowie ein tiefes Verständnis für die Ziele und Prioritäten ihrer Abteilung mit.

Teammitglieder

Teammitglieder sind Personen, die ihre unterschiedlichen Fähigkeiten und Perspektiven in das Projekt einbringen und gemeinsam an der Erreichung der Projektziele arbeiten. Sie müssen offen für neue Ideen und Ansätze und bereit sein, zusammenzuarbeiten und Kompromisse einzugehen, um Lösungen zu finden, die für alle Beteiligten funktionieren.

PERMANENTE FUNKTIONSÜBERGREIFENDE TEAMS BEI TEAMAZING

Während das Konzept der funktionsübergreifenden Teams oft projektbezogen ist, sind wir bei teamazing einen Schritt weiter gegangen. Auf der untersten Ebene unserer eigenen Organisationsstruktur arbeiten wir in permanenten funktionsübergreifenden Teams, die wir “Boote” nennen. Diese Boote sind eine Mischung aus verschiedenen Talenten, die gemeinsam an einem klar definierten Ziel arbeiten. Zum Beispiel hat jedes Boot seine*n eigene*n Marketingmanager*in. Zwar treffen sich alle Marketingmanager*innen regelmäßig, um Erkenntnisse auszutauschen und an ihren Fähigkeiten zu arbeiten, doch konzentrieren sie sich alle auf die sehr spezifischen Aufgaben ihres “Bootes”. Hier sind unsere eigenen Erkenntnisse über die Vorteile von funktionsübergreifenden Teams:

  • Weniger “Silo-Mentalität”: Wir sehen in unserem Unternehmen nicht die übliche “Wir-gegen-die-Anderen-Mentalität”.
  • Besseres Verständnis: Durch die Zusammenarbeit mit Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund haben wir ein besseres Verständnis für die oft komplexen Probleme entwickelt, mit denen unsere Kolleg*innen bei ihrer täglichen Arbeit konfrontiert sind.
  • Persönliche Entwicklung: Bis zu einem gewissen Grad werden wir zu den Menschen, die uns umgeben. Die Arbeit in verschiedenen Teams hat uns aufgeschlossener gemacht.

NACHTEILE VON FUNKTIONSÜBERGREIFENDEN TEAMS

Herausforderungen von Cross Functional Teams

Funktionsübergreifende Teams sind zwar ein großartiges Instrument, wenn sie sorgfältig eingesetzt werden, aber sie sind auch nicht frei von potenziellen Nachteilen. Hier sind einige Hindernisse, auf die du auf dem Weg zu einem vielfältigen Team stoßen könntest:

  • Widersprüchliche Prioritäten: Da die Teammitglieder aus verschiedenen Unternehmensbereichen kommen, haben sie unterschiedliche Prioritäten und Ziele. Das kann zu Konflikten und Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung führen.
  • Kommunikationsschwierigkeiten: Aufgrund der unterschiedlichen Hintergründe und Fähigkeiten der Teammitglieder ist es schwieriger, eine klare Kommunikation und gemeinsames Verständigung herzustellen. Schließlich lassen sich einmal eingeführte Gewohnheiten nur schwer wieder ablegen.
  • Mangelnde Verantwortlichkeit: Wenn so viele Personen an einem Projekt beteiligt sind, ist die Zuteilung von Verantwortlichkeiten schwieriger. Dadurch kann es zu einem Mangel an Verantwortlichkeit und Eigenverantwortung kommen, was Verzögerungen oder unvollständige Arbeit zur Folge hat.
  • Zeit- und Ressourcenbeschränkungen: Die Zusammenführung von Personen aus verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen erfordert einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand, was zu höheren Kosten und Verzögerungen bei der Projektfertigstellung führt.
  • Angst vor Veränderungen: Einige Teammitglieder sträuben sich möglicherweise gegen Veränderungen und erschweren so die Umsetzung neuer Prozesse oder Ideen, was den Fortschritt behindert und Innovationen einschränkt. Daher ist eine sorgfältige Auswahl der Teammitglieder entscheidend.

Interessante Lektüre der Havard Business Review: What cross-funtional teams need to succeed

Cross-Functional Teams: Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass funktionsübergreifende Teams ein wirksames Mittel zur Förderung von Innovation, Kreativität und Geschäftsergebnissen sind. Dabei sollte der Übergangsprozess allerdings nicht unterschätzt werden. Um den Erfolg zu gewährleisten, müssen funktionsübergreifende Teams auf offene Kommunikation, Zusammenarbeit und Flexibilität Wert legen und ein gemeinsames Verständnis der Projektziele, Rollen und Verantwortlichkeiten entwickeln. Durch eine effektive Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Teams können Mitarbeiter*innen sich besser ergänzen und wertvoller für ihr Unternehmen werden, während sie gleichzeitig größere Erfolge erzielen und Innovationen vorantreiben. Zumindest haben wir das getan.

VIDEO: Stanford Graduate School über funktionsübergreifende Teams