Zeitmanagement ist das A und O in einer produktiven Umgebung

🕟Die 4 besten Zeitmanagement-Hacks fürs Büro

Schon bald Feierabend und noch kein Ende deiner To-Do-Liste in Sicht? Keine Sorge, mit unseren bereits erprobten Hacks kommst du leistungsfähig durch den Arbeitstag und legst deinen Fokus aufs Wesentliche.

Werkzeuge die symbolisch Werkzeuge des Zeitmanagement darstellen

Was der Hammer beim Handwerken ist, sind die richtigen Methoden beim Zeitmanagement. Mit guten Werkzeugen in der Hand gestaltest du deine Arbeitszeit viel effektiver.

Es gibt ein paar effektive Methoden, mit denen du deinen Workflow optimieren kannst und dein Zeitmanagement auf ein neues Level bringst. Wir haben für euch eine kleine Auswahl der besten – von uns getesteten – Zeitmanagement-Hacks zusammengestellt:

#1 ABC-Analyse

Der Klassiker im Zeitmanagement. Diese Analyse ist die ideale Ausgangsbasis, um dir rasch einen guten Überblick zu verschaffen und dein Selbstmanagement zu optimieren. Was ist noch zu tun und wie wichtig ist es? Flott kategorisierst du all deine Aufgaben folgendermaßen:

– A-Aufgaben: Nicht delegierbar, sehr wichtig, dringend und nur du kannst sie erledigen.
– B-Aufgaben: Übertragbar, durchschnittlich wichtig.
– C-Aufgaben: Gut delegierbar, nicht zeitkritisch, nicht so wichtig.

Wenn es dich interessiert, wieviel Zeit du in welche Aufgaben investierst, kannst du einige Tage lang ein Protokoll führen und einen Zeitplan erstellen. Wichtig ist es, für kleine Dinge wie C-Aufgaben nicht zu viel Zeit zu verschwenden und die Hauptaufmerksamkeit auf die A-Aufgaben zu legen. So lernst du, effektiver zu arbeiten und hast außerdem mehr Motivation, wenn du wichtige Aufgaben abgearbeitet hast.

#2 Die stille Stunde

Die stille Stunde ist wichtig beim Zeitmanagement

Eventuell kennst du diese Situation: Du willst ganz konzentriert an einer Sache arbeiten, jedoch lassen dich deine Kollegen nicht in Ruhe. In vielen Jobs und vor allem in Großraumbüros ist es sehr schwierig, sich zurückzuziehen. Vielleicht kannst du dich mit deinen Kollegen abwechseln, damit ihr euch gegenseitig dabei helft, eine Stunde frei von Anfragen oder Telefonläuten zu verbringen. Tipp: Reserviere dir diese Stunde pro Tag im Kalender. So vergisst du es nicht und jeder im Team weiß Bescheid, was Sache ist.

#3 Die 60-30-60 Methode

Kannst du dir deine Aufgaben gut selbst einteilen und bist du wenig von anderen abhängig? Perfekt, dann ist diese Methode die richtige für dich. Sie eignet sich optimal für größere Projekte, die viel Zeit und einen gewissen Grad an Selbstorganisation abverlangen.

– Arbeite 50 Minuten ohne Unterbrechung und konzentriert.
– Mache nun 10 Minuten Pause.
– Wiederhole diesen Block erneut.
– Mache nun 30 Minuten Pause.

Natürlich kannst du die Zeitblöcke auch ein wenig nach deinem eigenen Geschmack anpassen. Versuche jedoch, so nahe wie möglich am Richtwert zu bleiben.

#4 Die ALPEN-Methode

To-Do-Liste für Zeitmanagement und ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode basiert auf die klassische To-Do-List. Sie ist sehr einfach durchzuführen, aber äußerst effektiv.

– Aufgaben und Termine aufschreiben
– Länge einschätzen
– Puffer einplanen
– Entscheidungen treffen
– Nachkontrollieren

Sehr wichtig ist hierbei das Schätzen der Zeit, die du für jede Aufgabe benötigst. Schätze realistisch, aber veranschlage nicht zu wenig Zeit. Die Pufferzeiten stellen sicher, dass du dein gesetztes Tagespensum erreichst, auch wenn unvorhergesehene Dinge eintreffen. Diese Zeiten inkludieren auch deine Pausen. Mit „Entscheidungen“ ist gemeint, dass du dir Prioritäten setzt und die Reihenfolge festlegst, in der du die Tasks abarbeitest. Wichtig ist auch der letzte Punkt: die Nachkontrolle. Hier reflektierst du, wie realistisch deine Ziele waren und ob du für die Zukunft etwas ändern musst, um dein Zeitmanagement zu verbessern. Tipp: Wenn du hin und wieder eine Arbeitszeiterfassung durchführst, kannst du besser abschätzen, wie lange du für verschiedene Tasks brauchst. So wirst du in deiner Einteilung immer besser werden.

In diesem Sinne: Auf einen produktiven Arbeitstag!😊

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