Management von Remote-Teams – wie du die Herausforderung bewältigst

Die Teamdynamik in Remote-Teams unterscheidet sich klar von jener, wo Teams zusammen an einem Ort agieren. Natürlich gibt es alle Möglichkeiten, gemeinsam von überall auf der Welt zu arbeiten, doch unterscheidet sich die Führung und das Management von solchen Remote-Teams klar. Themen wie Resilienz und interne Kommunikation stehen derzeit hoch im Kurs. Viele Unternehmen sind aufgrund der aktuellen Situation gezwungen, eine „Remote-First“ Kultur einzuführen. Deshalb haben wir hier für euch die wichtigsten Tipps zusammengestellt:

Effektive Besprechungen durchführen

Das wichtigste Mittel zur Kommunikation über Distanz sind Besprechungen. Diese sollten allerdings mehr als nur ein lästiges Übel für die Mitarbeiter sein. Erstelle daher eine Tagesordnung zusammen mit dem jeweiligen Zweck des Meetings. Mitarbeiter bekommen dadurch die Möglichkeit, Ideen zu sammeln und sich auf die jeweilige Besprechung vorzubereiten. Biete deinen Teilnehmern mit diesen Terminen auch die Möglichkeit, rechtzeitig absagen oder den Termin verschieben zu können, denn es ist wichtig, dass jeder die Möglichkeit hat, seinen Tag zu planen, ohne ständig auf Gespräche warten zu müssen.

Grundregeln festlegen

Es gibt einige wenige Grundregeln, die wichtig sind, um Remote-Meetings effektiv durchführen zu können. Diejenigen, die gerade nicht sprechen, sollten standardmäßig ihr Mikrofon auf Stumm stellen. Auch hier ist es wichtig, dass jemand Notizen vom Meeting macht. Außerdem hilft es, die „handheben“ Regel einzuführen. Diese Regel hilft dabei, dass nicht jeder durcheinander spricht. So ermöglichst du es, dass auch introvertiertere Mitarbeiter leichter zu Wort kommen. Nicht zu vergessen, lege anfangs fest, was du von dieser Besprechung erwartest und setze ein klares Ziel.

Schweigen ist in Ordnung

Wir alle kennen dieses Gefühl: jemand spricht und im Anschluss folgt nur beängstigende Stille. Diese Stille ist im virtuellen Kontext aber total in Ordnung. Deine Teammitglieder sind einfach nur höflich oder warten ab, da Videoübertragungen oft mit kleineren Verzögerungen verbunden sind. Dies führt oft zu sekundenlangem Schweigen, was du akzeptieren musst. Versuche auf keinen Fall diese Minuten mit Sprechen zu füllen, sondern sieh sie eher als Chance für alle Mitglieder, ihre Gedanken ordnen zu können, um anschließend strukturiert zu antworten. Kurze Pausen in Stille sind ein großartiges Werkzeug, um Platz für die Gedanken deiner Teammitglieder zu schaffen.

Die Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation

Jedes einzelne Teammitglied unterscheidet sich in Art und Intensität der Kommunikation. Diese Kommunikation zerstreut sich danach aufgrund der vielen verschiedenen Kanäle nochmals weiter. Finde hier die Punkte heraus, die direkt, also synchron, besprochen werden müssen. Dinge, wie ein Kick-Off Meeting, eine Brainstorming Session o.ä., können nur im Team besprochen werden. Wohingegen Feedback zu Dokumenten, Fragen bei Arbeitsschritten usw. asynchron, also ohne aktives Meeting abgehandelt werden können. Das Management muss gerade hier genau abschätzen, was Sinn macht und wo es zu ineffektiver Kommunikation kommt.

Schaffe Team Normen

Um eine solche Situation der Kommunikationsmethode zu lösen, braucht es etablierte Teamnormen. Jeder deiner Teammitglieder ist daher auch selbst verantwortlich, diese einzuhalten. Die Gewissheit zu haben, was der andere hinter seinem Bildschirm macht und wie ich ihn erreiche, schafft ein sicheres Gefühl im Remote-Work Team.

Als Beispiel die Norm unseres Teams. Wir halten täglich um 9:00 ein kurzes Meeting – zurzeit auch zu 100% Remote. Wir teilen so täglich unsere tagesaktuellen Aufgaben. Außerdem teilen wir dem Team mit, bis wann wir verfügbar sind bzw. wann wir Unterbrechungen in der Verfügbarkeit haben – also wann wir kurz nicht erreichbar sind.

  1. Wir verabreden so anstehende Meetings über den Tag, jeweils abgestimmt auf die heutigen To Dos.
  2. Jeder im Team weiß genau, ob derjenige heute verfügbar ist oder nicht bzw. wie groß sein Zeitpotential heute ist.
  3. Durch diese Kommunikation wissen wir im Team genau, wieviel Zeit für dringende bzw. auch weniger dringende, aber dennoch wichtige Fragen und Abstimmungen mit der jeweiligen Person/jeweiligen Personen besteht.
  4. Wir wissen somit, wer an was arbeitet und minimieren so den Störfaktor, wenn jemand aktuell nicht arbeitet oder andere Termine hat.
  5. Wir treffen Entscheidungen in separat verabredeten Meetings mit dem jeweiligen Entscheidungsträger. Sollten diese Entscheidungen wichtig und dringend sein werden die für heute geplanten To Dos angepasst, sodass eine Entscheidung möglichst rasch fallen kann. Sollten Dinge wichtig, aber nicht dringend sein, plant der Entscheidungsträger diese Meetings für die folgenden Tage oder bei Verfügbarkeit auch am aktuellen Tag ein.

Es gibt viele verschiedene Teams mit unterschiedlichen Normen. Wichtig dabei ist es aber auch, Normen zu haben, die festlegen wie Entscheidungen getroffen werden – diese Normen sollten bereits Teil deiner Unternehmenskultur sein. Aber nicht nur das – sie sollten auch schon von allen aktiv gelebt werden. Wenn Zuständigkeiten, sowie Weisungsrechte nicht klar sind, solltest du diese genau definieren und an alle kommunizieren.

Kommuniziere auf verschiedenste Arten

Wenn die meisten Interaktionen online in geschriebener Form stattfinden, kannst du nie oft genug kommunizieren. Dabei ist es für Manager wichtig, die klare Kommunikation zu forcieren. Über Kanäle wie WhatsApp, Slack, Email & Co. ist der Unterschied zwischen Geschriebenem und Gemeintem umso größer, was impliziert, dass es noch wichtiger ist, mehr zu kommunizieren.

Erreiche Personen dort, wo sie sind.

Verschiedene Kanäle erreichen verschiedene Gruppen – sei es die wöchentliche E-Mail, eine Slack Ankündigung, ein offenes Zoom Meeting oder ein Google Doc mit Kommentarfunktion. Es ist wichtig, Informationen oft und viel zu teilen, dies aber auch auf den einzelnen Kanälen. Das beste am Remote Work ist, dass diese Informationen bereits automatisch dokumentiert werden und in Zukunft auch super einfach wiederzufinden sind.

Feedback über mehrere Wege

Kommunikation ist keine Einbahnstraße! Umso wichtiger ist es, auch mehrere Wege für Teams zu schaffen, um kommunizieren zu können. Eine gute Angewohnheit ist es zum Beispiel, vor einem digitalen Meeting Fragen einzuholen, die danach mit ins Meeting genommen werden können. Eine Anlaufstelle für geschriebene und gesagte Fragen zu haben, ist ein wichtiger Faktor eines Remote-Teams, denn Kommunikationsstile variieren. Unregelmäßige Meetings mit dem Gesamten Team schaffen Raum für ein Stimmungsbild und ermöglichen es allen, die aktuellen Entwicklungen zu verfolgen.

Errichte einen sicheren Hafen

Es ist schwer, psychologische Sicherheit zu bieten, wenn deine Teammitglieder die meiste Zeit allein zu Hause sind. Es ist allerdings nicht unmöglich! Es benötigt lediglich durchdachte und intentionale Planung, wie man einen solchen sicheren Hafen schafft. Ein Verhaltenskodex ist ein einfaches Mittel, um so etwas zu bewerkstelligen.

Wichtig hier ist es, auf versteckte Signale der einzelnen Mitarbeiter zu achten – ist ein Teammitglied nicht voll bei der Sache? Gibt jemand kein Feedback in einem Dokument? Verhält sich jemand defensiv und möchte nicht mehr wie gewohnt teilhaben? Sobald du ein Muster erkennst, solltest du nach den Ursachen forschen. Sprich dieses Thema an und finde die limitierenden Faktoren.

Äußerst nützlich ist es auch, einen Raum zu schaffen, der dir dabei hilft, Teambeziehungen außerhalb der Arbeit zu finden. Eine kleine Übung könnte hier sein, eine eigene Whatsapp Gruppe zu bilden, wo jeder jeden Freitag ein lustiges Bild von seinem privaten Leben teilen soll (der Stubentiger, Bilder vom Chaos zu Hause oder auch das undefinierbare selbst zubereitete Mittagessen). Diese kleine Übung hilft deinen Mitgliedern, die Stimmung zu lockern, Vertrauen zu schaffen und auch weitere Beziehungen aufzubauen.

Achte auf gleichrangige Kommunikation

Viele vergessen auf den wichtigen Aspekt der gleichrangigen Interaktion der Teammitglieder. Als Remote-Worker ist dieser Punkt umso wichtiger, gerade weil Mitarbeiter ihre direkten Beziehungen mit Teammitgliedern bei Remote-Arbeit außer Acht lassen. Die normalen Interaktionen, sei es der kleine Plausch beim Nachmittagskaffee oder das gemeinsame Mittagessen, fallen online meist ganz weg. Diese doch so kleinen und unwichtigen Gespräche schaffen Vertrauen und helfen dem Team bei der Entwicklung. Hier musst du den ersten Schritt setzen und auch ein solches Verhalten fördern. Verabredet euch doch einfach mal zu einem gemeinsamen Remote-Mittagessen oder startet eine Remote-Workout Session.

 

Remote-Teams sind vor allem in der Team Dynamik schwerer zu greifen, denn Maßnahmen greifen hier meist nicht sofort. Vielmehr ist es die Summe an Bemühungen und das viele Kommunizieren das Remote-Teams besser und effektiver zusammenarbeiten lässt.

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