Was bedeutet Taskmanagement?

Unter Taskmanagement (deutsch: Aufgabenmanagement) versteht man die Organisation von Aufgabenstellungen.

Taskmanagement meint das Koordinieren einer Fülle an Aufgabenstellungen und zwar vom Anfang bis zum Ende. Im Detail: Planung, Verwalten, Überwachen und Umsetzen. Taskmanagement kann Teil des Projektmanagements sein und somit das Zusammenspiel von Teams zur Erreichung eines Projektabschlusses koordinieren, oder aber auch kann es der Selbstorganisation dienlich sein.

Neue Aufgaben werden laufend relevant, ob durch vordefinierte Prozesse, per Mail oder per Telefon. Diese werden oft auf Zetteln notiert, Dokumente und Aufgaben häufen sich zu einem im größer werdender Berg an Arbeit. Der Überblick geht zur Gänze verloren, Aufgaben werden aufgeschoben, Ziele nicht erreicht. Und genau dieses Problem, kann mit IT-basiertem Taskmanagement behoben werden. Eine produktivere und effizientere Arbeitsweise ist garantiert.

Vorteile von Taskmanagement

  • Eine zentrale Taskmanagement-Software sorgt für eine klare Übersicht aller Aufgaben eines Unternehmens. Eine jede Information wird zentral gespeichert, Arbeiten werden delegiert und Fristen gesetzt – und das ist für jeden auf einen Blick ersichtlich. Diese Transparenz kommt Führungskräften und Mitarbeitern gleichermaßen zu Gute, da man stets den Fortschritt der einzelnen Aufgaben verfolgen kann und auch schon in einem frühen Stadium durch eine gute Planung abschätzen kann, wie erfolgreich ein Projekt sein wird.
  • Durch eine Koordination mittels Taskmanagement, kann sehr schnell auf Veränderungen reagiert werden. Was nicht nur kosten-, sonder auch ist zeitsparend ist.
  • Ein Berg an Aufgabenstellungen führt oft dazu, den Überblick zu verlieren, was noch zu erledigen ist, welche Aufgaben z.B. mündlich delegiert wurde. Ein Taskmanagement erlaubt es, Aufgabenstellung immer wieder zu kontrollieren: wurden alle Aufgaben bewältigt?!
  • Überflüssige Tätigkeiten werden minimiert oder gar zur Gänze verhindert.
  • Durch das Teilen von Informationen, Dateien und Ideen fördert Taskmanagement ganz klar den Zusammenhalt und die Arbeit im Team.
  • Durch das klare Delegieren von Aufgaben und das Übertragen von Verantwortung, komm es zur Steigerung der Mitarbeitermotivation.
  • Steigerung von Effizienz und Produktivität und in weiterer Folge Maximierung der Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Das Integrieren spielerischer Elemente – im Sinne von Gamification – kann außerdem die Mitarbeitermotivation maximieren. Z.B.: Darstellung des Arbeitsfortschrittes anhand eines Balkens oder Punkte für abgeschlossene Aufgaben.
  • Taskmanagement eignet sich durch das Beschleunigen von Projektabwicklungen, als wirksames Tool für Lean Management.

Voraussetzung eines effizienten Taskmanagements

  • Alle Aufgaben müssen klar und verständlich definiert werden, um ein ständiges Nachhaken beim Verantwortlichen zu verhindern.
  • Die Aufgabenstellung muss dokumentiert werden, um ein gewisses Maß an Transparenz zu gewährleisten, um eine Übersicht über den Bearbeitungsstatus zu gewährleisten.
  • Auch das Setzen von Fristen ist ein wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden Taskmanagements.
  • Budget und Arbeitsaufwand sollten kommuniziert werden.