Auch du hast wahrscheinlich schon einmal von „Jour Fixe“ gehört – dem deutschen Import, der weltweit Wellen schlägt. Aber was ist damit eigentlich gemeint? Egal, ob du ein Jour-Fixe-Neuling bist oder einfach nur deine Meeting-Kompetenz verbessern möchtest – dieser Crashkurs ist dein Einstieg in nahtlose Zusammenarbeit und effektive Teamführung.
Jour Fixe ist ein Begriff aus dem Deutschen und bedeutet wörtlich „fester Termin“. Das Konzept des Jour Fixe ist in deutschsprachigen Ländern ziemlich beliebt und wird auch im englischsprachigen Geschäftsumfeld immer mehr anerkannt. Aber was ist ein Jour Fixe genau und warum erlangt er Aufmerksamkeit als wertvolles Geschäftsinstrument? In diesem Artikel führen wir dich umfassend in den Jour Fixe ein und decken alles ab, was du über dieses Konzept wissen musst. Wir werden besprechen, was ein Jour Fixe ist, wie man ihn effektiv durchführt, seine Vor- und Nachteile und dir einige Erfolgstipps geben. Also, tauchen wir ein und entwirren die Geheimnisse eines erfolgreichen Jour Fixe!
🕰️ Was ist ein Jour Fixe?
Ein Jour Fixe ist ein regelmäßig angesetztes, „fixes“ Meeting, das zu einer bestimmten Zeit und an einem festgelegten Tag stattfindet, in der Regel wöchentlich oder alle zwei Wochen. Das Hauptziel eines Jour Fixe ist es, mit Kolleginnen zusammenzukommen, um wichtige Angelegenheiten zu besprechen, Updates zu teilen und die Kollaboration zu fördern. Die Tagesordnung eines Jour Fixe ist in der Regel vordefiniert und kann eine Vielzahl von Punkten umfassen, wie Projektupdates, Problemlösungsdiskussionen, strategische Planung oder kurze Teambuilding-Aktivitäten. Das hauptsächliche Merkmal eines Jour Fixe ist seine Regelmäßigkeit und feste Struktur, was hilft, einen konsistenten Kommunikations- und Koordinationsrhythmus innerhalb einer Organisation oder eines Teams zu etablieren.
Jour Fixe Meeting erfolgreich durchführen
Auch wenn das Konzept eines Jour Fixe auf den ersten Blick einfach erscheinen mag, erfordert es sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind einige wesentliche Schritte, um sicherzustellen, dass dein Jour Fixe produktiv und förderlich abläuft:
1. Die Agenda definieren
Erstelle eine gut strukturierte Agenda, die die zu besprechenden Themen und die dafür vorgesehene Zeitpunkte umreißt. Eine klare Agenda hilft, das Meeting fokussiert zu halten und sicherzustellen, dass wichtige Themen angesprochen werden.
In unseren eigenen Jour Fixe Meetings präsentiert die Leitung jeder Abteilung knapp die wichtigsten Updates & Fakten. Die Moderatorin des Meetings behält die Zeit im Auge und gibt Hinweise, wann zur nächsten Person übergegangen werden soll. Wir finden, dass diese Struktur den Ablauf effektiv und effizient hält.
2. Den richtigen Zeitpunkt und die Dauer festlegen
Wähle einen geeigneten Zeitpunkt für den Jour Fixe, der für alle Teilnehmenden passt, und versuche, dich daran zu halten. Wir halten unseren Jour Fixe gerne alle zwei Wochen montags, um frisch und informiert in die Woche zu starten.
Kontinuität bei den Meeting-Zeiten ist der Schlüssel zum Erfolg des Jour Fixe. Überlege dir zusätzlich die Dauer des Meetings. Es sollte ausreichen, um die Agendapunkte abzudecken, aber nicht zu lange sein, um die Aufmerksamkeit und das Engagement der Teilnehmenden nicht zu verlieren. Üblicherweise dauern Jour Fixe Meetings zwischen 30 Minuten und einer Stunde. Wenn dein Jour Fixe länger sein muss, empfiehlt es sich Pausen einzuplanen, um deinem Teammitgliedern eine kleine Verschnaufpause zu gönnen.
3. Klare Regeln und Rollen festlegen
Setze klare Regeln und Erwartungen für den Jour Fixe fest. Dazu können Richtlinien zur Sprechzeit, zum Zuhören und zum Respektieren verschiedener Meinungen gehören. Stelle sicher, dass ein sicherer Raum geschaffen wird, der es Teammitgliedern ermöglicht, aufrichtige Fragen zu stellen und mögliche Bedenken hinsichtlich Zahlen und Statistiken zu äußern.
Weise den Teilnehmenden bestimmte Rollen zu, wie eine Meeting-Leiterin, die sicherstellt, dass die Agenda befolgt wird, eine Zeitwächterin, die das Meeting im Auge behält, und eine Protokollführerin, die die Diskussionen und Maßnahmenpunkte dokumentiert. Wir empfehlen, den Jour Fixe aufzuzeichnen, für die Teammitglieder, die nicht an der Besprechung teilnehmen können.
4. Ein förderliches Besprechungsumfeld schaffen
Achte auf das Besprechungsumfeld, um sicherzustellen, dass es förderlich für produktive Diskussionen ist. Wähle einen ruhigen und komfortablen Besprechungsraum aus. Dein Jour Fixe wird online durchgeführt? Dann stelle sicher, dass die Online-Plattform benutzerfreundlich ist und die Teilnehmenden über eine stabile Internetverbindung verfügen. Minimiere Ablenkungen, damit sich Teilnehmende aufs Meeting konzentrieren können.
Wir halten unseren Jour Fixe in unserem virtuellen Büro über die Plattform gather.town ab. Es ist einfach zu bedienen, fördert Interaktion und verfügt über eine eingebaute Videoaufzeichnungsoption.
5. Offene Kommunikation fördern
Ermutige beim Jour Fixe zu offener und ehrlicher Kommunikation. Schaffe eine unterstützende Atmosphäre, in der sich die Teilnehmenden wohlfühlen, ihre Meinungen und Bedenken zu äußern. Höre aktiv zu und fördere konstruktiven Dialog. Effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Jour Fixe, um Probleme zu klären und die Zusammenarbeit zu fördern.
6. Reflektieren und evaluieren
Nimm dir am Ende des Jour Fixe ein paar Minuten Zeit, um das Meeting Revue passieren zu lassen. Besprecht, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Sammle Feedback von den Teilnehmenden, um dir bei der Anpassung für zukünftige Jour Fixe zu helfen. Es ist auch wichtig, die Ergebnisse des Meetings zu bewerten und sicherzustellen, dass Maßnahmenpunkte dokumentiert und verfolgt werden.
7. Anpassen und verbessern
Basierend auf dem Feedback und der Evaluation nimm die notwendigen Anpassungen am Format und an der Struktur deines Jour Fixe vor. Strebe ständig danach, den Besprechungsprozess zu verbessern, um ihn effektiver und effizienter zu gestalten. Experimentiere mit neuen Techniken und Ansätzen, um den Jour Fixe für die Teilnehmenden spannend und wertvoll zu halten.
Unser Jour Fixe bei teamazing entwickelt sich ständig weiter, während wir herausfinden, was funktioniert und was nicht mehr. Scheue dich nicht, die Struktur und den Inhalt zu ändern. Das Feedback deiner Teammitglieder wird deine beste Hilfe sein. 🙌
Unser Team informiert dich gerne über unser Angebot und beratet dich zu deinen Möglichkeiten.
Jour fixe: Vor- und Nachteile
Wie bei jedem Geschäftstool hat der Jour fixe seine eigenen Vor- und Nachteile. Lass uns einen Blick auf die Vor- und Nachteile werfen, um ein besseres Verständnis für seine Gesamtwirkung zu bekommen:
✔️ Verbesserte Kommunikation:
Regelmäßige Jour Fixe-Meetings bieten eine dedizierte Plattform für die Kommunikation, was dazu beiträgt, den Informationsaustausch und die Koordination unter Teammitgliedern oder Kolleginnen zu verbessern.
✔️ Klare Ausrichtung:
Jour Fixe-Meetings haben eine vordefinierte Tagesordnung, sodass die Teilnehmerinnen klar darüber Bescheid wissen, welche Themen diskutiert und welche Ziele erreicht werden sollen. Dies hilft sicherzustellen, dass das Meeting fokussiert und produktiv ist.
✔️ Effiziente Entscheidungsfindung:
Jour Fixe-Meetings bieten die Möglichkeit, wichtige Themen zu erörtern und zeitnah Entscheidungen zu treffen. Mit den richtigen Teilnehmerinnen und einem gut organisierten Meetingablauf können Entscheidungen effizient getroffen werden, was Zeit spart und langwierige Diskussionen vermeidet.
✔️ Teambuilding:
Jour Fixe-Meetings können auch als Plattform für das Teambuilding dienen. Regelmäßige Interaktionen während des Jour Fixe können Teammitgliedern helfen, ihre Beziehungen zu stärken, Vertrauen aufzubauen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu fördern.
✔️ Verantwortlichkeit:
Durch die Diskussion des Fortschritts bei Aufgaben und Projekten tragen Jour Fixe-Meetings dazu bei, dass Teammitglieder für ihre Verantwortlichkeiten zur Rechenschaft gezogen werden. Diese Transparenz kann Einzelpersonen motivieren, Fristen einzuhalten und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
❌ Zeitliche Einschränkungen:
Jour Fixe-Meetings können, wenn sie nicht gut verwaltet werden, zeitintensiv werden und wertvolle Zeit beanspruchen, die für andere Aufgaben genutzt werden könnte. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Meetings effizient sind und die zugewiesene Zeit effektiv genutzt wird.
❌ Mangelnde Flexibilität:
Die feste Natur von Jour Fixe-Meetings bedeutet, dass sie möglicherweise nicht an veränderbare Umstände oder dringende Prioritäten anpassbar sind. Dieser Mangel an Flexibilität kann manchmal dazu führen, dass wichtige Themen vernachlässigt werden oder sich Teilnehmende durch den starren Meetingplan eingeschränkt fühlen.
❌ Überlastung mit Meetings:
Wenn eine Organisation oder ein Team zu viele feste Meetings hat, einschließlich Jour Fixe, kann dies zu Besprechungsmüdigkeit und verminderter Produktivität führen. Es ist wichtig, eine Balance zu finden und sicherzustellen, dass die Anzahl der Meetings nicht überwältigend ist, damit Personen ungestörte Zeit für konzentrierte Arbeit haben.
❌ Geringe Beteiligung und Engagement:
Wenn Jour Fixe-Meetings schlecht geplant oder die Themen nicht für alle Teilnehmenden relevant sind, kann dies zu geringer Beteiligung und geringem Engagement führen. Das kann den Zweck des Meetings untergraben und seine Wirksamkeit bei der Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit einschränken.
❌ Kosten:
Für Organisationen mit begrenzten Ressourcen können regelmäßige Jour Fixe-Meetings bestimmte Kosten in Bezug auf Zeit und möglicherweise Besprechungsraum- oder Technologieausgaben verursachen. Es ist wichtig, die Vorteile von Jour Fixe gegen die damit verbundenen Kosten abzuwägen.
10 Tipps für ein erfolgreiches Jour Fixe Meeting
1. Definiere einen klaren Zweck und eine Agenda
Stelle sicher, dass der Zweck jedes Jour Fixe Meetings klar definiert ist und die Agenda deutlich und prägnant ist. Dies hilft, die Diskussionen zu fokussieren und sicherzustellen, dass die Meetingziele erreicht werden.
2. Begrenze die Dauer
Halte die Jour Fixe Meetings zeitlich ein. Eine Begrenzung der Dauer ermutigt die Sprecherinnen, präzise und auf den Punkt zu sein und maximiert die Effizienz des Meetings.
3. Verantwortlichkeiten rotieren
Erwäge, die Verantwortlichkeiten der Meetingleitung unter den Teammitgliedern zu rotieren. Dies verteilt nicht nur die Arbeitslast, sondern bietet auch die Möglichkeit für persönliche Entwicklung und Förderung von Führungskompetenzen.
4. Aktive Teilnahme fördern
Fördere die aktive Teilnahme aller Teammitglieder. Ermutige sie, ihre Ideen, Bedenken und Vorschläge zu teilen. Dies kann durch die Schaffung einer unterstützenden und inklusiven Meetingatmosphäre erreicht werden.
5. Folgeaktionspunkte nachverfolgen
Stelle sicher, dass Aktionen und Entscheidungen, die während der Jour Fixe Meetings getroffen werden, dokumentiert und nachverfolgt werden. Dies hilft, die Verantwortung zu wahren und sicherzustellen, dass Aufgaben zeitnah erledigt werden.
6. Feedback einholen
Frage regelmäßig die Teilnehmerinnen nach Rückmeldungen zum Format und Inhalt der Jour Fixe Meetings. Nutze dieses Feedback, um kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen und die Meetings an die Bedürfnisse des Teams anzupassen.
7. Technologie nutzen (wenn nötig)
Wenn Teammitglieder räumlich verteilt sind, ziehe in Betracht, Videokonferenzen oder Kollaborationstools für virtuelle Jour Fixe Meetings einzusetzen. Dies hilft, die Kommunikation aufrechtzuerhalten und ein Gefühl der Einheit unter den Teammitgliedern zu fördern.
8. Eine positive Teamatmosphäre fördern
Schaffe eine einladende und positive Atmosphäre während der Jour Fixe Meetings. Ein lockerer Ansatz kann Spannungen reduzieren und die Meetings angenehmer gestalten. Du kannst mit einem kurzen Eisbrecher starten oder lustige Anekdoten teilen, um das Meeting positiv zu beginnen.
10. Erfolge überprüfen und feiern
Überprüfe regelmäßig den Fortschritt und die Erfolge des Teams während der Jour Fixe Meetings. Anerkenne und feiere Erfolge, um die Teammoral und Motivation zu steigern. Diese positive Verstärkung ermutigt die Teammitglieder, ihre Anstrengungen fortzusetzen und ihr Bestes zu geben.
Schlusswort
Zusammenfassend ist ein Jour Fixe ein kraftvolles Instrument, das bei effektiver Anwendung die Kommunikation, Zusammenarbeit und Teamdynamik innerhalb einer Organisation verbessern kann. Indem du die im Artikel genannten Best Practices und Tipps befolgst, kannst du sicherstellen, dass deine Jour Fixe Meetings produktiv sind und zum allgemeinen Erfolg deines Teams und Unternehmens beitragen.
Denke daran, das Format deiner Jour Fixe Besprechungen kontinuierlich anhand des Feedbacks der Teilnehmenden anzupassen und zu verbessern, und strebe danach, eine positive und unterstützende Atmosphäre zu schaffen, die aktive Teilnahme und offene Kommunikation fördert. Mit dem richtigen Ansatz kann der Jour Fixe zu einem Höhepunkt der Woche werden, an dem die Teammitglieder sich darauf freuen, sich auszutauschen, Ideen zu teilen und gemeinsam an Zielen zu arbeiten.
