Was ist ein Rahmenprogramm?

Ein Rahmenprogramm ist ein Programm auf einer Veranstaltung, Tagung oder einem Kongress, welches neben dem Hauptprogramm läuft.

Egal ob Konferenz oder die alljährliche Firmenfeier – ­Veranstaltungen können als besondere Möglichkeit dienen, die Teilnehmenden zu erreichen. Meetings und Firmenevents zielen üblicherweise darauf ab, den Teilnehmer*innen Themen und Informationen näherzubringen und zu erörtern. Um zwischendurch für Auflockerung zu sorgen, kann es sich anbieten ein spannendes und vielseitiges Rahmenprogramm einzuplanen.

Rahmenprogramme, auch Begleitprogramme genannt, dienen oft der Auflockerung während oder nach einer Tagung, Konferenz, Kongress dgl. Mit ihnen möchte man Erlebnisse schaffen, damit die Veranstaltung noch lange in den Köpfen der Mitarbeiter*innen bleibt. Während der Planung sollte das Rahmenprogramm sorgfältig ausgewählt und auf die Zielgruppe und das Unternehmen abgestimmt werden. Denn ein erfolgreiches Rahmenprogramm kann essenziell für den Erfolg einer Veranstaltung zu sein.

Wozu ein Rahmenprogramm?

Tagungen und Konferenzen sind, abhängig der Branche, lernorientiert und zur Informationsweitergabe gedacht. Wie oben bereits angesprochen, kann ein erfolgreiches Rahmenprogramm dazu dienen, Veranstaltungen aufzulockern und diese im Gedächtnis der Teilnehmer*innen zu verankern. Aber es gibt auch noch weitere Vorteile:

  • Ein Begleitprogramm als Highlight hinterlässt bei den Teilnehmenden einen positiven Eindruck. Es vermittelt, dass sich vom Veranstalter Gedanken gemacht wurden und ihre Anwesenheit geschätzt wird. So bleiben nicht nur die trockenen Vorträge im Kopf, sondern auch der Gedanke an ein großartiges Erlebnis.
  • Ist das Rahmenprogramm als Tagesabschluss oder -start gedacht, bietet es den Teilnehmenden die Möglichkeit sich untereinander auszutauschen und zu networken. Dadurch kann eine kollegiale Atmosphäre entstehen, welche Teilnehmende dazu anspornt, produktiv und aktiv miteinander zu arbeiten.
  • Für viele Teilnehmer*innen kann das Begleitprogramm als Anreiz dienen, um das Event überhaupt erst zu besuchen. An die oftmals trockenen Details der Vorträge wird sich womöglich nicht mehr erinnert, aber ein spannendes Erlebnis bleibt bestimmt in Erinnerung.
  • Das Rahmenprogramm dient als Motivator für ermüdete Teilnehmer*innen. Die Aufnahmekapazität nimmt auch bei den motiviertesten Zuhörer*innen irgendwann ab, weshalb das Nebenprogramm als willkommene Erholungspause dienen kann. Immerhin will man ja, dass die Teilnehmenden aktiv am Hauptprogramm teilhaben können und wollen.
  • Durch ein liebevoll gestaltetes Rahmenprogramm bekommen die Teilnehmer*innen möglicherweise einen Einblick in eine Region, mit der sie vorher noch nie in Kontakt getreten sind. Wenn Programm und Gegend gefällt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass viele an den Ort zurückkehren, um Urlaub zu machen. Also eine Win-win-Situation für Teilnehmende und Region!

Ideen und Beispiele

Gründe für Firmenfeiern und Tagungen gibt es unzählige, und auch bei der Wahl des Begleitprogramms sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Ein Rahmenprogramm kann spezifisch an die jeweilige Veranstaltung und das Unternehmen angepasst werden. Viele Tagungen sind sehr Vortrags fokussiert, weshalb ein interaktives Programm zur Abwechslung den Tag auflockern kann.

Aktivprogramme

Sehr viele Hotels und Eventlocations bieten außerdem Aktivprogramme an, die Bewegung in die Veranstaltung bringen. Fitness- und Gymnastikübungen können auch während der Tagung nahtlos ins Tagesprogramm eingebunden werden.

Befindet sich der Veranstaltungsort in einer Stadt, mit der vielleicht nicht alle Teilnehmer*innen vertraut sind, bieten sich Stadtführungen und – Challenges als Nebenprogramm an. Klingt langweilig? Muss es aber nicht sein! Die Stadtführung kann die unterschiedlichsten Formen annehmen: zu Fuß, per Segway, Kanu oder Rad. Da ist bestimmt für jeden was dabei!

Kulturprogramme

Sind viele Kulturliebhaber*innen unter den Teilnehmenden, kann mit Musik- oder Theatervorstellungen gepunktet werden. Ist das nicht interaktiv genug, können auch Kreativkurse Abwechslung bieten. Wie oben bereits angesprochen, dienen diese Möglichkeit aber nur zur passiven Unterhaltung. Es sollte also je nach Veranstaltung beachtet werden, ob nicht ein aktiveres Programm angeboten werden sollte.

Je nach Location und Event können auch Koch- oder Getränkekurse angeboten werden. Als Abschlussprogramm bieten Weinverkostungen etc. immer einen schönen Ausklang des Tages. Alternativ können auch Blindverkostungen für viel Unterhaltung sorgen.

Teambuilding Programme

Sollte der Fokus zwar auf Spaß liegen, allerdings auch Elemente eingebracht werden, die das Team enger zusammenführen, bieten sich Teambuilding Events als das perfekte Rahmenprogramm an. Mit einem spannenden Programm wie Stadterkundungen oder Spielen kann der Teamgeist zusätzlich gestärkt werden.

Sehr viele Hotels und Eventlocations verfügen über das nötige Know-how und stehen den Kund*innen bezüglich Rahmenprogramm mit Rat und Tat zur Seite. Hotels, die Ansprechpartner hinsichtlich geeigneter Rahmenprogramme sind und neben einer hervorragenden Hotelanlage auch noch mit Ideen für Teambuilding, Entspannung, Sport u. dgl. punkten können, können auf diese Weise sehr gut Zusatzerlöse generieren.

Rahmenprogramm Do‘s & Don’ts

Bei der Planung des richtigen Rahmenprogramms sollten die Altersgruppe und Interessen des Publikums, die Art der Veranstaltung und die jeweilige Location in Betracht gezogen werden.

  • Wird das Begleitprogramm eine Überraschung oder werden Teilnehmer*innen vorher darüber informiert? Ist ersteres der Fall, sollte darüber nachgedacht und kommuniziert werden, welche Ausrüstung bzw. Kleidung die Teilnehmenden benötigen.
  • Rahmen- und Hauptprogramm sollten so aufeinander abgestimmt werden, dass keine zu großen Pausen dazwischen sind und Zeit sinnvoll genutzt wird.
  • Unbedingt vorher abklären und einkalkulieren, ob (Ehe-) Partner*innen auch an der Konferenz, und somit am Rahmenprogramm, teilnehmen oder nicht. So werden am eigentlichen Tag Missverständnisse und schlechte Stimmung vermieden.
  • Die Bedürfnisse und Anliegen der Teilnehmenden müssen frühzeitig vor dem Event abgeklärt werden. Wird ein Nachmittag am Hochseilgarten angepeilt, obwohl viele der Teilnehmer*innen unter Höhenangst leiden, ist die Wahrscheinlichkeit für einen Flop hoch.

Hat den Teilnehmenden die Veranstaltung gefallen, werden sie diese angenehm in Erinnerung behalten und mit hoher Wahrscheinlichkeit auch bei der nächsten teilnehmen. Ein gelungenes Rahmenprogramm bildet buchstäblich den „Rahmen“ einer Veranstaltung und sollte deshalb nie vernachlässigt werden.